Office Administrator (AD 33) / Kantoor Administrateur (AD 33)

(eng= Kantoor Administrateur Role Overview We are looking for a proactive, organised and detail-driven Office Administrator to manage daily office operations while supporting the Brands Department with client billing, costing and administrative processes. This role is suited to a go-getter who takes initiative, thrives in a fast-paced environment, and enjoys keeping systems, people and processes running smoothly. Location: Pretoria East Salary: R12 000 - R22 000 Working Hours: Monday - Thursday 08:00 - 17:00 | Friday: 08:00 - 15:00 Start Date: As soon as possible Key Responsibilities Office Operations & Administration: Manage daily office needs (stationery & consumables) Procure office supplies and equipment Coordinate office maintenance and service providers Organise office lunches and internal events Assist with company culture initiatives Receive and assist office guests and visitors Transport sponsorship and branding items when required Assist with business-related errands (print media collections, supplier visits, deliveries) Finance & Client Billing Support Assist with client costing in collaboration with the Brands Department Prepare and issue client quotes and invoices Request and manage Purchase Order (PO) numbers Track invoicing status and follow up on outstanding payments Maintain accurate digital and physical filing of client documentation Support month-end billing processes HR & Executive Support Gather payroll information and submit to HR Maintain employee documentation and admin records Provide administrative support to the CEO as required Minimum Requirements Grade 12 (Matric) Minimum 5 years experience in Office Administration or similar role Qualification in Business Administration or related field (advantageous) Excellent organisational, planning and time-management skills Strong written and verbal communication skills Own reliable transport Personality Profile Proactive and self-motivated Takes initiative and works independently Highly organised and process-driven Strong attention to detail Professional, reliable and trustworthy Comfortable working across multiple departments Are you a strong and vibrant individual who enjoys working in a creative environment? Apply now and join a dynamic team where your contribution truly makes an impact. ) (afr= Kantooradministrateur Rol Oorsig Ons is op soek na n proaktiewe, georganiseerde en detailgedrewe Kantooradministrateur om daaglikse kantoorbedrywighede te bestuur, terwyl die Handelsmerk-afdeling ondersteun word met kliëntefakturering, kosteberekeninge en administratiewe prosesse. Hierdie rol is geskik vir n selfstarter wat inisiatief neem, floreer in n vinnige werksomgewing en dit geniet om stelsels, mense en prosesse glad te laat funksioneer. Ligging: Pretoria-Oos Salaris: R12 000 - R22 000 Werksure: Maandag - Donderdag 08:00 - 17:00 | Vrydag: 08:00 - 15:00 Aanvangsdatum: So gou as moontlik Sleutelverantwoordelikhede Kantoorbedrywighede & Administrasie: Bestuur daaglikse kantoorbehoeftes (skryfbehoeftes & verbruiksgoedere) Verkry kantoorbenodigdhede en -toerusting Koördineer kantoorinstandhouding en diensverskaffers Reël kantoor-etes en interne geleenthede Help met maatskappykultuur-inisiatiewe Ontvang en help kantoor-gaste en besoekers Vervoer borgskap- en handelsmerkitems wanneer nodig Help met besigheidsverwante take (drukmedia-afhaal, verskafferbesoeke, aflewerings) Finansies & Kliëntefakturering Ondersteuning Help met kliënte-kosteberekeninge in samewerking met die Handelsmerk-afdeling Berei en reik kliëntekwotasies en fakture uit Versoek en bestuur Aankoopbestellings (PO)-nommers Volg faktureringstatus op en doen opvolg op uitstaande betalings Handhaaf akkurate digitale en fisiese liassering van kliëntedokumentasie Ondersteun maand-einde faktureringsprosesse HR & Uitvoerende Ondersteuning Versamel betaalstaat-inligting en dien dit by HR in Onderhou werknemersdokumentasie en administratiewe rekords Verskaf administratiewe ondersteuning aan die HUB soos benodig Minimum Vereistes Graad 12 (Matriek) Minimum 5 jaar ondervinding in Kantooradministrasie of n soortgelyke rol Kwalifikasie in Besigheidsadministrasie of n verwante veld (voordeel) Uitstekende organisatoriese, beplannings- en tydsbestuursvaardighede Sterk geskrewe en mondelinge kommunikasievaardighede Eie betroubare vervoer Persoonlikheidsprofiel Proaktief en selfgemotiveerd Neem inisiatief en werk onafhanklik Hoogs georganiseerd en prosesgedrewe Sterk aandag aan detail Professioneel, betroubaar en vertrouenswaardig Gemaklik om oor verskeie afdelings heen te werk Is jy n energieke en passievolle individu wat dit geniet om in n kreatiewe omgewing te werk? Doen nou aansoek en sluit aan by n dinamiese span waar jou bydrae werklik n verskil maak. )