Directiesecretaris

Ben jij een ervaren directiesecretaris/managementondersteuner die het overzicht bewaart, besluitvorming soepel laat verlopen en ervoor zorgt dat alles achter de schermen op rolletjes loopt?

Dan maken onze directeuren Sjors, Tim en Sander Willems - en natuurlijk ook ons MT - graag kennis met jou!

Wat ga je doen? Als directiesecretariaat ben je het eerste aanspreekpunt voor de directie en het groot-MT. Je behoudt het overzicht, zorgt voor de juiste informatie & processen en zorgt dat besluitvormingen soepel verlopen. Je biedt ondersteuning bij bestuurlijke en organisatorische vraagstukken, coördineert interne en externe communicatie hierin en draagt bij aan de professionalisering van het secretariaat.

Daarnaast bestaan je werkzaamheden uit: Agenda beheer & planning; beheren van de agenda's, inplannen van vergaderingen en projectbezoeken, bewaken/opvolgen van actiepunten en deadlines. Vergader- en besluitvoorbereiding; je verzamelt, ordent en beoordeelt informatie die nodig is voor het opstellen van de vergaderstukken. Je deelt deze vergaderagenda's met de betrokkenen, plant de vergaderingen in en notuleert. Daarnaast zorg je dat de gemaakt afspraken worden opgevolgd. Bestuurlijke ondersteuning; je bent het eerste aanspreekpunt voor collega's en voor externe. Je signaleert belangrijke ontwikkelingen en adviseert de directie hierover. Ook geef je advies bij organisatorische en communicatieve vraagstukken. Communicatie en interne organisatie; je bent verantwoordelijk voor het opstellen, uitwerken en redigeren van communicatie vanuit directie en groot MT. Je onderhoudt contacten met interne afdelingen en externe relaties op secretarieel en bestuurlijk niveau en fungeert daarbij als verbindende schakel met de directie en/of groot MT. Je verzorgt nieuwsberichten en intranetupdates in samenspraak met onze communicatieadviseur. Documentatie & archivering; je beheert contracten, dossiers en digitale systemen op een zorgvuldige en discrete wijze. Je zorgt dat deze overzichtelijk en toegankelijk is voor de betrokkenen.

Je bent proactief, ziet wat er nodig is en zorgt ervoor dat afspraken worden nagekomen. De collega's kunnen van je op aan, ook wanneer de druk toe neemt of de plannen wijzigen.

Arbeidsvoorwaarden Bij Willems vinden wij de balans tussen werk en privé belangrijk. Daarbij komt bovendien een goed en passend arbeidsvoorwaardenpakket, zowel primair als secundair.

We bieden een parttime dienstverband van 2-3 dagen, met de mogelijkheid de uren over de werkweek te verdelen; Een indicatieve salarisrange tussen de € 4.000 / € 5.000 bruto maand (o.b.v. fulltime); 32 vrije dagen (o.b.v. fulltime dienstverband);

Natuurlijk krijg je standaard: Laptop & telefoon; Veel ontwikkel, opleidings- en doorgroeimogelijkheden; Aanbod van vitaliteits- en sportactiviteiten, zoals HIIT trainingen, padel en deelname aan de Rotterdamse Harbour Run met team Willems;

Goed om te weten: Wij hanteren de schilders-CAO. Dit betekent dat jouw salaris per vier weken wordt uitbetaald. Je hebt 25 vakantiedagen en 7 ADV dagen (waarvan 22 vrij in te plannen). Kom je uit een andere CAO? Dan zorgen wij voor een passend voorstel.

Wat breng je mee? Je hebt ervaring in een vergelijkbare rol en voelt je thuis in een werkomgeving waar veel gebeurt en waar je schakelt tussen verschillende onderwerpen. Je werkt zorgvuldig, communiceert helder en houdt overzicht, ook op drukke momenten.

mbo+/hbo werk- en denkniveau; Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal; Sterke organisatorische en communicatieve vaardigheden; Ervaring met MS Office (Outlook, Word, Excel);