Bestuurssecretaresse / Management Assistent

Over de functie In het kort: Je gaat als bestuurssecretaresse het college, de gemeentesecretaris en domeinmanagers ondersteunen met agendabeheer, communicatie en organisatie, zodat bestuurlijke processen soepel verlopen en je het bestuur optimaal ontzorgt in een dynamische omgeving.

Dit is de gemeente Wijk bij Duurstede: Groot genoeg om klein te blijven Samen met Cothen en Langbroek vormt Wijk bij Duurstede met ongeveer 24.000 inwoners en 150 medewerkers een relatief kleine gemeente, waar het fijn is om te wonen en te werken. We zijn klein en dat zien we als voordeel. Werken voor onze gemeente wil zeggen dat je niet alleen je hoofd gebruikt, maar ook je handen uit de mouwen steekt en met je voeten in de klei staat. Je weet mét en voor wie je werkt en je ziet het resultaat van je werk in de praktijk tot stand komen. Korte lijnen met inwoners, ondernemers en het bestuur maken je werk interessant. Daarbij zetten we een gezonde dosis pragmatiek in. Naast je vakkennis is er volop ruimte om je talenten in te zetten. Het is denken én doen geblazen hier in Wijk. Daarbij vinden we het belangrijk dat we elkaar goed kennen en het leuk hebben met elkaar. Bij de gemeente Wijk bij Duurstede verwelkomen wij graag mensen met verschillende leeftijden, achtergronden, overtuigingen en voorkeuren. We vinden het belangrijk dat jouw talenten en kwaliteiten worden benut en dat je met vertrouwen en plezier je werk kan doen. Verhalen van collega’s over hoe het is om bij ons te werken vind je op www.werkenbijgemeentewijkbijduurstede.nl.

Opdracht Als Bestuurssecretaresse vervul je een centrale en verbindende rol binnen onze gemeente. Je ondersteunt het college van burgemeester en wethouders, de gemeentesecretaris en de domeinmanagers, zodat zij zich volledig kunnen richten op hun bestuurlijke en strategische taken. Je zorgt ervoor dat processen soepel verlopen en houdt overzicht in een dynamische omgeving. Complex agendabeheer schrikt jou niet af; je schakelt moeiteloos tussen verschillende werkzaamheden en werkt nauwkeurig. Je voelt goed aan wat er speelt, anticipeert op wat nodig is en weet op het juiste moment te handelen. Dankzij jouw professionaliteit en proactiviteit ontzorg je het bestuur op een manier die echt het verschil maakt. Geen dag is hetzelfde. Je voert uiteenlopende secretariële en organisatorische werkzaamheden uit voor circa twee aan jou toegewezen bestuurs- en/of MT-leden. Je werkt volgens onze uniforme werkwijze en maakt deze snel eigen, zodat we als team efficiënt en eenduidig samenwerken.

Proactief beheren en bewaken van de agenda’s van de burgemeester, wethouders, gemeentesecretaris en de domeinmanagers;

Prioriteiten bepalen in telefoonverkeer, e-mails en verzoeken voor afspraken, en hierover adviseren;

Meekijken in mailboxen voor optimale ondersteuning en proactieve agendaplanning;

Voorbereiden van de wekelijkse collegevergaderingen en portefeuillehouder overleggen, in samenwerking met de bestuurssecretaris, bestuursadviseurs en de gemeentesecretaris;

Beheren van de gezamenlijke mailbox en informatie en acties uitzetten naar het college of collega’s.

Competenties

Je bent een prettige gesprekspartner;

Je bent communicatief vaardig in geschrift en taal;

Je bent accuraat, integer en stressbestendig;

Je beschikt over een flinke dosis doorzettingsvermogen;

Je kunt goed organiseren, analyseren en verbinden;

Je hebt een flexibele werkinstelling.

Werkdagen De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr. Is hybride werken mogelijk: nee.

Eisen

Dienstverband: Detachering;

Met het verstrekken van de opdracht en de gemeente Wijk bij Duurstede mag géén arbeidsrelatie/dienstbetrekking tot stand komen; de inschrijver dient dit te waarborgen en houdt er rekening mee dat de uitvoering van de werkzaamheden plaatsvindt onder direct leiding en toezicht van de gemeente Wijk bij Duurstede; aan deze uitvoeringsvoorwaarde wordt niet voldaan als de inschrijver een ZZP-er is (ongeacht of dit een eenmanszaak of een BV is);

'Bring your own device’ is van toepassing. Bij de uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld. Onder IT-middelen wordt verstaan: laptop, telefoon en toebehoren;

Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als Bestuurssecretaresse en/of Management Assistent binnen een overheidsorganisatie;

Een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4;

Uiterlijk beschikbaar per 16 maart 2026 voor 32 uur per week;

Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties. (CV-eisen);

De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.

Wensen

Een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4 in de richting van (directie)secretaresse / Management Assistent;

Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 12 jaar als Bestuurssecretaresse en/of Management Assistent;

Aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse of management assistent binnen een gemeente;

Aantoonbare werkervaring met het voorbereiden van vergaderingen in iBabs;

Aantoonbare werkervaring met het samenwerken met directie/secretaris;

Uiterlijk beschikbaar per 16 maart 2026 voor 32 uur per week;

Je bent een prettige gesprekspartner;

Je bent communicatief vaardig in geschrift en taal;

Je bent accuraat, integer en stressbestendig;

Je beschikt over een flinke dosis doorzettingsvermogen;

Je kunt goed organiseren, analyseren en verbinden;

Je hebt een flexibele werkinstelling.

Overige informatie Optie tot verlenging: Onbekend

Gespreksdatum: 04/03/2026 tussen 13:00 en 17:00, 05/03/2026 om 12:30

Dienstverband: Detachering

Over de opdrachtgever: De gemeente Wijk bij Duurstede ligt in de provincie Utrecht en heeft ongeveer 23.000 inwoners. De gemeente bestaat uit de stad Wijk bij Duurstede en de dorpen Cothen en Langbroek. Wijk bij Duurstede is een historische stad met veel cultureel erfgoed en een sfeervol centrum. De gemeente staat bekend om haar rijke historie en groene omgeving. In Wijk bij Duurstede kun je genieten van de prachtige natuur langs de rivieren de Lek en de Kromme Rijn. De gemeente hecht veel waarde aan de leefbaarheid en duurzaamheid van de omgeving. Er zijn diverse initiatieven gericht op het behoud van het karakteristieke landschap en het stimuleren van een gezonde leefomgeving. Wijk bij Duurstede is een fijne plek om te wonen, werken en recreëren, waar de gemeenschapszin hoog in het vaandel staat.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.

Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.

Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.

Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!

Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.

#J-18808-Ljbffr