Directiesecretaris Toezicht Handhaving Parkeren en Markten - cluster SB

Over de functie

In het kort: Je gaat de directeur ondersteunen en adviseren, overleggen voorbereiden en vastleggen, bestuurlijke stukken toetsen, verbinding leggen tussen directie en stadhuis, en collega’s adviseren over besluitvorming in een politiek‑bestuurlijke omgeving.

Jij bent een rustpunt voor de directeur, een natuurlijke vertrouweling waarmee zij kan sparren. Maar ook ben je voor haar een kritische gesprekspartner die dingen bespreekbaar durft te maken. Je organiseert verbinding en draagt eraan bij dat zaken niet blijven hangen. Tegelijkertijd ben je zichtbaar voor het cluster en het Stadhuis, zij weten wat zij aan jou hebben; een behulpzame partner, die tegelijkertijd rolzuiver is en opgaves adresseert waar ze thuishoren.

Jouw functie

Het is essentieel dat de directeur goed ondersteund wordt. De directiesecretaris is de spin in het web voor de directie en de schakel met het stadhuis. In deze functie werk je dus op het snijvlak ambtenarij, bestuur en de buitenwereld.

We zijn op zoek naar een directiesecretaris voor de directie Toezicht, Handhaving, Parkeren en Markten (THPM). Als directiesecretaris ben jij sterk in het stroomlijnen van een spervuur aan vragen. Jij pakt makkelijk de ruimte om 'jouw' directeur in positie in te brengen. Jij bent in staat om hierin maatwerk te leveren door het ene moment te ondersteunen en het andere moment te adviseren. En uiteraard communiceer jij makkelijk en open.

Je werkt in een politiek‑bestuurlijke omgeving, in een grote organisatie met omvangrijke ambities voor de stad. Dat maakt dat er achter de schermen processen heel soepel moeten lopen. Als directiesecretaris ben je op de hoogte van de formele en informele procedures en ken je de mensen die daarvoor relevant zijn. Je bent dan ook ijzersterk in samenwerken, netwerken én schakelen en het coördineren op het snijvlak van inhoud en proces. Het ene moment ben je secretaris van groot directieoverleg of vergadering van de wethouder, het andere moment lees je mee met een politiek gevoelig stuk en weer een ander moment sta je aan de lat om een ingewikkeld vraagstuk zo snel mogelijk op te lossen met behulp van collega’s.

Oke! Maar wat ga je dan écht doen?

De Kern Van De Functie Bestaat Uit 3 Onderdelen

Ondersteunen van de directeur THPM door te adviseren op tactisch en strategisch niveau, te zorgen dat overleggen zijn voorbereid en er verslagen worden gemaakt. Te prioriteren en verbanden te leggen en ad hoc dingen op te pakken. Je signaleert, waardoor de directeur effectief kan zijn en durft haar/hem daarop aan te spreken.

Je bent de schakel tussen het stadhuis en de directie, waarbij je de wethouderstaven voorbereid en verslaat, bestuurlijke stukken toetst op kwaliteit en samenhang en de verbinding legt tussen inhoudelijke collega’s en collega’s van bestuursondersteuning.

Je geeft advies aan collega’s hoe ze op een correcte en effectieve manier besluitvorming op directie en bestuurlijk niveau kunnen bewerkstelligen. Je adviseert hen in welke overleggremia zij kunnen benutten en wat er nodig is voor die gremia om goede keuzes te kunnen maken.

Bovenstaande is de kern van de functie, maar je stelt je werkpakket samen met je directeur. De inhoud van je werkpakket staat dus niet 100% vast en kan tussentijds wijzigen.

De volgende concrete werkzaamheden, taken en verantwoordelijkheden kun je in ieder geval verwachten:

Voorbereiden en verslagleggen van overleggen waar je directeur aan deelneemt en van de wethoudersstaven. Je monitort dat acties en afspraken uit deze overleggen worden nagekomen.

Toetsen bestuurlijke stukken op kwaliteit en samenhang.

Je bent verantwoordelijk voor het stroomlijnen van contacten tussen stadhuis en directie.

Adviseren van collega’s en je directeur op tactisch en strategisch niveau.

Je houdt de vinger aan de pols op ontwikkelingen binnen de directie en escaleert naar afdelingshoofden of je directeur als er knelpunten ontstaan.

Jouw profiel Je kunt goed omgaan met de politieke‑ en bestuurlijke context van een gemeente en je bent een verbinder tussen de diverse vakgebieden. Als directiesecretaris weet jij op het juiste niveau te communiceren, dit doe je op bestuurlijk, strategisch en tactisch niveau. Je hebt een pragmatische insteek bij het opstellen van stukken en het adviseren erover en het toezicht houden. Je beschikt over een uitstekend ontwikkeld analytisch vermogen en bent in staat tot het omzetten van informatie in beleidsmatige voorstellen en notities. Je bent in staat om met een helicopterview over Toezicht, Handhaving, Parkeren en Markten vanuit een cluster Stadsbeheer en breed perspectief te adviseren, challengen en beoordelen. Verder ben je organisatiesensitief en heb je een gevoel voor verhoudingen tussen organisaties of onderdelen daarvan. Je kunt bruggen slaan tussen afdelingen, directies en bestuur. Dit doe je met de nodige overtuigingskracht. Je hebt oog voor je omgeving en kunt de belangen daarin goed afwegen. Daarnaast kan je zowel zelfstandig als in teamverband functioneren. Je bent flexibel, stressbestendig, organisatorisch vaardig en een netwerker. Ten slotte beschik je over uitstekende Nederlandse schriftelijke en mondelinge vaardigheden.

De afdeling Stadsbeheer is het cluster binnen de Gemeente Rotterdam wat werkt aan resultaat op straat. Aan een openbare ruimte die schoon, veilig en onderhouden is. De medewerkers variëren van rioolreinigers tot toezichthouders, van inspecteurs tot landmeters, van assetmanagers tot projectleiders en van ambtelijk opdrachtgevers tot projectmanagers. Of het nu is via beheer, advies, onderhoud, handhaving of toezicht. De belangrijkste uitdaging is het realiseren van een gezond stedelijk leven voor iedereen. Hierbij spelen vraagstukken als de energietransitie, klimaatadaptatie, circulaire economie, veranderende mobiliteitsvragen en gezondheidsvraagstukken. De groei van de stad leidt tot verdichting en intensiever gebruik van de openbare ruimte bovengronds en ondergronds.

Onze organisatie Wij zijn van buiten. En buiten is van ons allemaal. Stadsbeheer houdt de Rotterdamse buitenruimte in vorm. Wij zorgen ervoor dat de stad een fijne, veilige en schone stad is om in te wonen, werken en recreëren. We werken gebiedsgericht, met oog voor het ritme van de stad en samen met de Rotterdammers!

Waar wij van zijn Je staat er misschien niet bij stil, maar de zorg voor de Rotterdamse buitenruimte gaat 24 uur per dag door. Er zijn namelijk talloze wegen die begaanbaar moeten blijven, bruggen die open en dicht moeten gaan en lantaarnpalen die moeten werken. En dan hebben we het nog niet eens gehad over onderwerpen zoals boomverzorging, het reinigen van de stad of het beheer van gemeentelijke begraafplaatsen. Dit doen we allemaal op een zo slim, efficiënt en duurzaam mogelijke manier. Met één doel voor ogen: een nette, schone en veilige stad voor iedereen.

Vakmanschap Vakken expertise vinden we belangrijk, gericht op het beste resultaat op straat. Efficiënt, duurzaam en innovatief. Altijd de verbinding zoekend met de behoefte van Rotterdammers, bedrijven en bezoekers. Daar wordt Rotterdam zichtbaar beter van!

Eisen

Dienstverband: Detachering

Je hebt minimaal een afgeronde hbo‑opleiding in de richting van juridisch, economisch of bestuurskundig.

Je hebt minimaal 5 jaar werkervaring als secretaris met het ondersteunen van directie/bestuur, opgedaan in de afgelopen 10 jaar.

Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring met het regisseren van besluitvormingsprocessen met meerdere directies en bestuurlijke gremia.

Je hebt werkervaring met het inhoudelijk toetsen en redigeren van bestuurlijke stukken (college‑ en/of wethoudersstukken) op kwaliteit, samenhang en bestuurlijke sensitiviteit. Benoem ook een referentieproject in het cv waaruit dit blijkt.

Wensen

Je hebt inhoudelijke kennis en advieservaring op het gebied van Toezicht, Handhaving, Parkeren of Markten.

Je hebt ervaring in soortgelijke functies binnen een gemeente met meer dan 175.000 inwoners.

Je beschikt over werkervaring in het adviseren van bestuurders over de Wet op de ondernemingsraden (WOR). Benoem een referentieproject uit de afgelopen 2 jaar.

Je hebt kennis van en ervaring met een digitaal archiveringssysteem.

Overige informatie Optie tot verlenging: Ja, 2 x 6 maanden

Gespreksdatum: Week 9/10 op locatie of via MS Teams

Dienstverband: Detachering

Over de opdrachtgever De gemeente Rotterdam is een grote gemeente in Zuid-Holland met ongeveer 650.000 inwoners. Het is een dynamische stad met een rijke geschiedenis en diverse culturele en recreatieve mogelijkheden. Rotterdam staat bekend om zijn moderne architectuur, zoals de Erasmusbrug en de Markthal. Daarnaast is de stad een belangrijke havenstad en een knooppunt van internationale handel. Rotterdam heeft een levendig stadscentrum met veel winkels, restaurants en uitgaansgelegenheden. De gemeente Rotterdam zet zich in voor de ontwikkeling en het welzijn van haar inwoners, en biedt een breed scala aan diensten en voorzieningen.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.

Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.

Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!

Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie‑eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.

Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed ...