Assistant de projets F / H

Gestion logistique :

Réservation des billets d'avion et des assurances de voyage en collaboration avec le prestataire voyages

Contrôle des itinéraires reçus et optimisation des coûts

Gestion administrative des visas et de toute formalité administrative préalable aux déplacements

Gestion des avances de per diem et des états de remboursement des frais

Rappel aux missionnaires des consignes de sécurité avant chaque mission et inscription sur Ariane

Réservation des déplacements locaux (train, taxi, navette, etc.)

Réservation des hébergements

Prévoir des prestations spécifiques (traiteur, traduction, interprétariat, etc.) si nécessaire

Appui à l'organisation des événements : Relations prestataires: traitement, négociation des devis, contrôle de la facturation

Suivi budgétaire de l’organisation des missions pour assurer la maîtrise du coût des déplacements

Appui éventuel pour les passations de marchés des projets

Appui logistique dans l’organisation des activités de projets (réservation des hôtels, des billets d’avion…etc.)

Création et mise à jour d’outils de suivi des opérations logistiques

Communication et sensibilisation des équipes aux procédures logistiques

Selon les besoins du pôle et de l’unité RGSS le / la assistant.e de projet logistique pourra être amené.e à effectuer les tâches suivantes en appui des équipes dédiées :

Gestion administrative

Collecte, vérification de la conformité et archivage des pièces justificatives en lien avec les activités logistiques,

Préparation des pièces en vue des audits et clôtures financières des projets,

Gestion des tâches administratives et de secrétariat du projet,

Aide à la création de dossiers spécifiques (recherche et compilation de documents, etc.).

Outre ces deux volets, en fonction des orientations données par le responsable de pôle et le coordinateur d’unité, des besoins des projets et des décisions de réorganisation de l’équipe, l’assistant.e pourra être amené à élargir son portefeuille d’activités sur le volet suivant :

Gestion financière :

Mise en paiement des factures des fournisseurs et suivi des dépenses

Gestion des caisses et des comptes bancaires des projets à l’étranger : Approvisionnement des caisses et des comptes bancaires sur le terrain;

Consolidation des journaux de caisses et de banques et réalisation des corrections nécessaires;

Consolidation et vérification de la conformité des pièces justificatives (factures, reçus, feuilles de temps, etc.)

Vérification des engagements (contrats de subventions, contrats de prestation, contrats d’expertise, etc.);

Clôture de la comptabilité mensuelle

Suivi financier des projets : mise à jour des suivis financiers des projets (journaux de dépenses et journaux d’avances)

élaboration et mise à jour des suivis des partenaires, des prestataires, des fournisseurs, des experts, etc.

suivi des paiements, relances et enregistrements.

Assurer la liaison avec le département des affaires financières d’Expertise France.

Des déplacements ponctuels dans les pays d’intervention du pôle sont possibles.

Sous la supervision du responsable de pôle et du / de la coordinateur.ice d’unité, qui définissent, orientent et encadrent son rôle au sein des équipes, l’assistant.e de projets intervient en appui sur la gestion logistique et éventuellement administrative et financière des projets.

Le pôle «Renforcement des Forces de Défense et de Sécurité» (RFDS) constitue l’un des pôles du Département Paix, Stabilité, Sécurité (P2S) d’Expertise France. L’Assistant.e de projets intégrera une équipe d’une vingtaine de chargé.e.s de projets / assistant.e.s de projets travaillant sur les thématiques des renforcements capacitaires des forces de défense et de sécurité de pays partenaires, de la réforme des systèmes de sécurité et de l’appui institutionnel et en coordination régionale, en lien avec les équipes de projet terrain. Les projets du pôle RFDS opèrent principalement en Afrique subsaharienne francophone, et en région Moyen-Orient dans des pays où la langue de travail est l’anglais.

Le pôle se structure en 2022 en trois unités thématiques (Réponse aux Crises Sécuritaires – Réforme / Gouvernance des systèmes de sécurité – Appui à la Coopération Technique de Défense) et une équipe transverse en appui administratif, financier, logistique et en assurance qualité, communication et reporting des projets.

Bac + 2 (BTS / DUT) à Bac +3 en logistique, gestion, comptabilité ou expérience professionnelle équivalente dans les domaines demandés pour le poste

Expérience réussie d’au moins 3 ans dans le secteur du développement et / ou de la coopération internationale et / ou dans l’assistance logistique et voyages

Compétences techniques :

Excellente maîtrise des fondamentaux de la gestion logistique, administrative et financière;

Une connaissance des thématiques liées au secteur de la sécurité est un avantage;

Parfaite maîtrise des logiciels bureautiques (Excel et Word principalement) et logiciels de comptabilité

Connaissance des passations de marché en droit français et européen est un atout.

Compétences transverses :

Etre méthodique & organisé.e

Capacité à s’adapter rapidement à l’environnement de travail

Réactivité face à aux urgences

Bonne gestion des priorités (face à plusieurs demandes simultanées)

Disponibilité, patience et sens du service

Dynamisme et force d’initiative

Maîtrise de l’anglais serait un atout

pour candidature merci de nous envoyer votre CV et votre lettre de motivation

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