Executive Assistant (m/w/d)

Executive Assistant (m/w/d)

Für unseren Kunden in Südtirol suchen wir derzeit eine engagierte und strukturierte Persönlichkeit als Executive Assistant (m/w/d). In dieser verantwortungsvollen Position agieren Sie als zentrale operative Schnittstelle zwischen der Unternehmenszentrale und den Objekten auf dem deutschen Markt. Mit Ihrem organisatorischen Geschick, Ihrem analytischen Verständnis sowie Ihrer selbstständigen Arbeitsweise tragen Sie maßgeblich zur Sicherstellung reibungsloser Abläufe, zur Einhaltung vertraglicher und gesetzlicher Vorgaben sowie zur kontinuierlichen Optimierung administrativer Prozesse bei.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten:

- Funktion als operative Schnittstelle zwischen Zentrale und den betreuten Objekten in Deutschland

- Prüfung von Verträgen und Konformitätsanforderungen zur Sicherstellung der Einhaltung quantitativer und qualitativer Kriterien aus Ausschreibungen, Analyse vertraglicher Anforderungen sowie Überprüfung der tatsächlichen Umsetzung vereinbarter Leistungen

- Unterstützung bei der Analyse, Optimierung und Weiterentwicklung operativer und administrativer Prozesse unter Berücksichtigung gesetzlicher und vertraglicher Compliance-Vorgaben

- Enge administrative Zusammenarbeit mit den Objekten sowie relevanten internen Stakeholdern

- Erstellung regelmäßiger Reportings zum Fortschritt der Aktivitäten und zur Einhaltung definierter Standards

- Aufbereitung und Erstellung der Reports für die monatliche Fakturierung

Anforderungen:

- Abgeschlossene Schul- oder Berufsausbildung

- Sehr gute Deutschkenntnisse (C1-Niveau oder Muttersprache), Italienisch von Vorteil

- Erste Berufserfahrung in einer vergleichbaren administrativen oder koordinierenden Funktion von Vorteil

- Sicherer Umgang mit dem Microsoft-Office-Paket, insbesondere Excel

- Reisebereitschaft innerhalb Deutschlands

- Strukturierte, selbstständige und ergebnisorientierte Arbeitsweise

- Ausgeprägte Planungs- und Organisationsfähigkeit sowie ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein

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