COORDINATOR & EXECUTIVE ASSISTANT - VGROUP

Per

MyPlant & Garden,

la più importante fiera professionale dell’orto-florovivaismo, del garden e del paesaggio in Italia

,

organizzata da

V Group

parte di

Italian Exhibition Group S.p.A

., siamo alla ricerca di un/a

COORDINATOR & EXECUTIVE ASSISTANT

da inserire negli uffici di Milano.

Il/la candidato/a avrà la possibilità di formarsi lavorando su eventi fieristici legati al comparto verde sotto il coordinamento dell’Exhibition Manager interagendo con le diverse funzioni.

La risorsa gestirà in autonomia le

funzioni operative e amministrative di back office

con particolare focus sulla gestione documentale, l'analisi contrattuale e il supporto alle relazioni esterne. Il ruolo include

attività finanziarie, di compliance

e di supporto

logistico/fieristico,

garantendo l'aderenza normativa e l'efficienza dei processi interni.

Aree Amministrative e Relazionali

Gestione Relazioni Esterne:

Curare i rapporti operativi con

partner, clienti e fornitori

, fungendo da punto di contatto chiave per le comunicazioni.

Analisi Documentale:

Analizzare e revisionare

contratti, preventivi

e documentazione commerciale, assicurandone la correttezza formale.

Supporto Istituzionale:

Preparare

documenti istituzionali, lettere d'invito e richieste

formali per enti esterni.

Reporting:

Redigere con precisione

report, presentazioni e verbali

di riunioni interne ed esterne.

Gestione Pratiche:

Compilare

modulistiche, pratiche e processi burocratici

(es. richieste, registrazioni, ecc.).

Supporto Bandi:

Preparare i

documenti per le firme

da rilasciare alle aziende che partecipano a bandi o gare.

Archiviazione e Ricerca:

Creare, organizzare e gestire l'

archiviazione documentale

(digitale e cartacea).

Data Management:

Svolgere

ricerche e analisi

, occupandosi dell'

inserimento dati

e della gestione delle

banche dati

aziendali.

Aree Finanziarie, Legali e di Compliance

Controllo Finanziario:

Monitorare e controllare il

budget

aziendale e verificare l'

avanzamento dei pagamenti

.

Documentazione Contabile:

Redigere e supportare la stesura di

documenti di tipo contabile e finanziario

.

Gestione Privacy (GDPR):

Gestire la

documentazione privacy

, inviare le informative ai fornitori ed eseguire l'

adeguamento privacy contrattuali e delle liberatorie

di collaboratori e partner.

Compliance Normativa:

Esercitare il

controllo delle normative

e dimostrare capacità di

lettura e comprensione di documenti legali

.

Legislazione Specifiche:

Monitorare la

legislazione relativa all'impiego e alla sicurezza sul lavoro

.

Supporto Operativo:

Inserire gli

ordini

nei sistemi gestionali aziendali e curarne l'archiviazione.

Sistemi IT:

Gestire e supportare i

sistemi aziendali informatici e digitali

.

Supporto Commerciale:

Fornire

aiuto back office

al team commerciale per le necessità amministrative e gestionali.

Attività Logistiche e Fieristiche

Certificazioni Fieristiche:

Svolgere attività di supporto documentale, incluse la

stesura e l'estrazione di dati e file

per il certificatore fieristico (ad esempio, per

statistiche merceologiche e geografiche, catalogo, assegnazione parcheggi e SIC - Sistema Invito Clientela ).

Logistica:

Organizzare

viaggi, trasferte, spostamenti e prenotazioni

per il personale e i collaboratori.

Requisiti Necessari

Formazione:

Diploma o Laurea (preferibilmente in discipline Economiche, Giuridiche o Linguistiche).

Esperienza:

Solida esperienza in ruoli di Back Office, Amministrazione o Segreteria con focus sulla gestione documentale e contrattuale.

Competenze Tecniche:

Ottima padronanza del Pacchetto Office (in particolare Excel e PowerPoint), esperienza nell'uso di sistemi gestionali (ERP) e dimestichezza con la gestione di banche dati.

Competenze Giuridiche:

Familiarità con le norme sulla

Privacy (GDPR) e capacità di interpretazione di documenti contrattuali e normativi (sicurezza sul lavoro, impiego).

Soft Skills:

Organizzazione e Precisione:

Eccellente attenzione ai dettagli e capacità di gestione di scadenze e priorità complesse.

Proattività:

Capacità di lavorare in autonomia e di gestire l'escalation di problemi.

Comunicazione:

Ottime doti interpersonali per la gestione di clienti, partner e fornitori.

Il trattamento dei dati personali avverrà nel rispetto del Regolamento UE Privacy, 679/2016, GDPR. Il presente annuncio è rivolto ad entrambi i sessi, ai sensi delle leggi 903/77 e 125/91, e a persone di tutte le età e tutte le nazionalità, ai sensi dei decreti legislativi 215/03 e 216/03.