People & Operations Manager (m/w/d)

Über Guestnet

Guestnet ist eine schnell wachsende SaaS-Plattform für digitale Guest Experiences in der Hotellerie. Wir helfen Hotels und Apartments dabei, Gästekommunikation zu vereinfachen, Teams zu entlasten und zusätzliche Umsätze direkt vor Ort zu generieren.

Mit über 2.500 angebundenen Properties in ganz Europa und einer internationalen Auszeichnung von HotelTechReport (#2 weltweit für Guest Apps) bauen wir von Brixen aus ein Produkt für den europäischen Markt – mit einem Team von rund 25 Personen in Südtirol/Italien, Deutschland, Österreich, Griechenland und Portugal.

Deine Rolle

Du verantwortest bei uns den Bereich People & Operations – mit einem klaren Fokus auf die operative Umsetzung. Von der Rechnungsstellung über die Lohnkoordination bis hin zu HR-Themen wie Onboarding und Verträgen: du hältst im Hintergrund alles am Laufen und bist die zentrale Anlaufstelle für das Team bei organisatorischen Fragen.

Die Rolle ist als Teilzeitstelle (ca. 20–25 Stunden/Woche) angelegt, weil der strategische Rahmen gemeinsam mit der Geschäftsführung gesetzt wird. Im Alltag liegt dein Schwerpunkt auf der konkreten Umsetzung – Verwaltung und HR-Koordination zu gleichen Teilen. Ideal für jemanden, der Verantwortung für einen Bereich übernehmen will und sich in einem wachsenden Unternehmen wohl fühlt.

Aufgaben

Verwaltung & Buchhaltung

- Monitoring der automatisierten Rechnungsstellung via Chargebee, Nachverfolgung offener Posten und Mahnwesen

- Prüfung, Kontierung und Freigabe eingehender Rechnungen

- Vorbereitende Buchhaltung: Belegerfassung, Kontenabstimmung und Zuarbeit für den Steuerberater

- Laufende Abstimmung mit Steuerberater und externen Dienstleistern (Steuermeldungen, Jahresabschluss)

- Allgemeine Büroorganisation und administrative Aufgaben am Standort Brixen

Personal & Team

- Koordination von Recruiting-Prozessen: Stellenausschreibungen, Bewerbermanagement, Terminplanung

- Vorbereitung von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen und Bescheinigungen

- Begleitung von Onboarding und Offboarding neuer Teammitglieder

- Ansprechperson für das Team bei organisatorischen und administrativen Fragen

- Zuarbeit für die Lohnbuchhaltung: Erfassung von Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Spesen

- Koordination zwischen Remote-Kolleg:innen in fünf Ländern und dem HQ in Brixen – inkl. Organisation von Teamevents, Offsites und regelmäßigen Austauschformaten

Qualifikation

Dein Profil

- Erfahrung in der kaufmännischen Verwaltung, im Büromanagement, als Personalassistenz oder in einer vergleichbaren Rolle – idealerweise mit Berührungspunkten in beiden Bereichen

- Sicherer Umgang mit vorbereitender Buchhaltung, Rechnungswesen und Belegmanagement

- Sorgfältige, strukturierte Arbeitsweise mit hoher Zuverlässigkeit und Diskretion

- Freude am Organisieren und an der Arbeit mit Menschen

- Sehr gute Deutsch- und Italienischkenntnisse (Arbeitssprache mit Behörden und Steuerberater), gutes Englisch (Teamsprache)

- Affinität zu digitalen Tools und Automatisierung – bei uns laufen viele Prozesse über Chargebee, CRM, Slack & Co. und müssen nicht nur bedient, sondern konfiguriert und weiterentwickelt werden

Benefits

Warum Guestnet

- Verantwortung für einen eigenen Bereich – kein reines Zuarbeiten

- Ein Unternehmen im Aufbau, das sich gerade verdoppelt – du gestaltest mit, wie wir intern wachsen und funktionieren

- Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung, kurze Entscheidungswege und viel Vertrauen

- Ein junges, internationales Team, das gerade dabei ist, den europäischen Hospitality-Markt zu verändern

- Klare Entwicklungsperspektive: die Rolle wächst mit dem Unternehmen

Wenn diese Position dein Interesse geweckt hat, freuen wir uns auf deine Bewerbung.

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