Responsable du service scolarité H/F

Mission du service et positionnement de l’agent·e :

Le service scolarité assure le suivi administratif et pédagogique des étudiants et des cursus de formation.

L’agent·e est placé·e sous la responsabilité hiérarchique de la Déléguée de la Directrice Générale des Services de la Faculté des Sciences du Sport et de la Directrice administrative du Pôle Sport.

Missions principales de l’agent·e :

Il/Elle coordonne et/ou réalise les activités administratives :

- Responsable de l’ensemble des missions et actes relevant du domaine de la scolarité pour l’ensemble des étudiants·es

-

Chargé·e de l’encadrement d’une équipe de gestionnaires pédagogiques

Le/La responsable de scolarité est une personne ressource pour l’équipe de Direction de la composante, le directeur de composante, la déléguée du DGS, le directeur de la formation, les responsables de filière et les enseignants qu’il/elle assistera notamment dans la préparation des dossiers d'habilitation et le suivi de l'offre de formation (à maquettes).

Le/La responsable de la scolarité met en œuvre les décisions du conseil de Faculté et de l'Université, en matière de pédagogie et de vie étudiante au sein de la composante.

Interface entre les étudiants et les enseignants, entre les étudiants et la direction, ce poste exige un sens très développé des relations humaines et de l'organisation (les enseignants, la direction, les gestionnaires de scolarité).

Il/Elle nécessite une collaboration étroite avec l'équipe de direction, notamment avec la Déléguée de la DGS et le directeur de la formation (vice doyen).

Activités principales de l’agent·e :

1/ Organisation et fonctionnement du service :

Organiser le fonctionnement du service et les relations avec l'ensemble de ses utilisateurs

Animer l’équipe de gestionnaires pédagogiques et coordonner les activités du service

Apporter une assistance et une expertise en matière de scolarité aux enseignants et aux personnels du service

Contribuer à la professionnalisation des acteurs de la scolarité

Concevoir, élaborer et gérer les procédures liées à la gestion de la scolarité dans le respect de la réglementation

Coordonner les activités de la scolarité, dans le cadre des objectifs de l'université et de la composante

Planifier des réunions de travail afin d'organiser les périodes d'examens ou d'inscriptions, les activités du service

2/ Organisation et supervision des inscriptions administratives et pédagogiques :

Mettre en place les différentes procédures d'inscriptions

Coordonner l’ouverture des campagnes des Inscriptions Pédagogiques

Mettre à jour le logiciel Apogée (début et fin d’inscription)

3 / Organisation des examens et des jurys :

Superviser l’organisation des examens

Superviser l'organisation des jurys

Réaliser les tableaux de taux de réussite

Gérer les dossiers de fraude

4/ Pilotage de l’ensemble des actes de gestion dans le domaine de la scolarité :

Intégrer l'offre de formation par modélisation dans APOGEE

Suivre et mettre à jour les structures d’enseignement, les modalités de contrôle des connaissances

Préparer les documents d’informations dans le domaine de la scolarité pour le conseil de Faculté

Élaborer des courriers administratifs, comptes rendus de réunion

Travailler en collaboration avec les services centraux concernés et notamment la Direction de la Formation et de la Recherche (DFR) et la Direction des Études et de la Vie Étudiante

5 / Rôle de conseil, de veille et d’assistance

Assister et conseiller l’équipe de direction et la représenter à sa demande auprès de ses interlocuteurs habituels

Appliquer et faire appliquer les directives, circulaires et instructions, contrôle de légalité sur les actes de gestion

Assurer la veille réglementaire

6 / Gestion RH

Superviser les congés et absences

Organiser le télétravail

Évaluer les gestionnaires de la scolarité

Type du contrat : CDD 3 ans

Connaissance, savoir :

Connaître les statuts des EPSCP (organisation, environnement réglementaire et institutionnel)

Posséder une culture administrative et juridique dans le domaine de la scolarité

Maîtriser le logiciel de gestion APOGEE

Utiliser les logiciels métiers (E-campus, PStage) et les logiciels bureautiques (Word, Excel)

Savoir-faire :

Savoir manager et animer une équipe (animation de réunions, conduite de projets de service)

Savoir planifier des actions et conduire les projets avec méthode

Savoir mettre au point des méthodes et des outils de gestion

S'exprimer rigoureusement à l'écrit et à l'oral en s'adaptant aux publics

Faire preuve d’initiative et être force de proposition, instituer le dialogue avec les acteurs et usagers du service

Savoir-être :

Bon relationnel

Sens du travail en équipe

Savoir écouter et avoir le sens de la confidentialité

Faire preuve de rigueur et de méthodologie

Se rendre disponible dans les périodes d’activité intense

Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations...

Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.

Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.

Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique

Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.