Assistant administratif et accueil (H/F) - CDI - Temps partiel 50%

Rattaché au Directeur de l’établissement, vous interviendrez sur les différentes thématiques suivantes :

L'accueil

Accueillir les visiteurs extérieurs (intervenants, familles, publicitaires, prospects commerciaux…) et identifier leur demande.

Contrôler l’accès et la circulation des personnes au sein de la structure.

Faire émarger le registre des visiteurs et des intervenants extérieurs.

En cas de livraison, prévenir le cadre du service concerné.

Réceptionner et tracer les appels téléphoniques, les orienter vers l’interlocuteur demandé ou prendre des messages. Savoir filtrer les appels indésirables (démarchage publicitaire)

Actualiser l’affichage (éphéméride, menus, animations), les informations et les plaquettes commerciales mises à la disposition du public.

Transmission orales et écrites (mail) des informations à toute l’équipe.

Répondre aux demandes commerciales (téléphoniques, visites spontanées…) en l’absence de la commerciale et de la Directrice en remplissant une Fiche contact

Aide à la facturation

La maitrise de Netfactu et Netsoins est un plus

Vérification des éléments mis à jour du tableau préparatoire à la facturation sur les données variables (repas, nouveau GIR, décision APA...)

Transmettre au comptable les suivis des comptes chèque, carte bancaire validés par la direction

Assurer en lien avec la direction et le comptable la validation des prélèvements clients

Mettre à jour du classeur d’urgence : photos des résidents, coordonnées utiles

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