Gestionnaire de scolarité Licence LEA

Composante de la Faculté Sociétés et Humanités d'Université Paris Cité, l'UFR EILA (Etudes Interculturelles de Langues Appliquées) est une Unité de Formation et de Recherche dont les grands axes sont les langues contemporaines et en particulier les langues spécialisées. L'enseignement des langues à l'UFR EILA répond aux besoins liés à la mondialisation de l'économie qui rend indispensables de bonnes connaissances en langues et civilisations étrangères. L’UFR EILA prépare les étudiants à un monde du travail en constante mutation, en leur donnant une bonne culture générale. L'UFR EILA dispense des enseignements de langues appliquées (Licence LEA, Licence professionnelle Rédacteur Technique, Master LEA, Master Traduction-Interprétation), et des enseignements de LANgues pour les Spécialistes d’Autres Disciplines (LANSAD). Elle organise également des stages de Formation continue.

1 / ACCUEILLIR, INFORMER, ORIENTER ETUDIANTS

Accueillir, renseigner les étudiants (présentiel ou email)

Informer sur plannings, emplois du temps, assurer affichages - Aider à l’orientation en cas de changement de parcours - Assurer diffusion, transmission et mise en ligne information (absences enseignants, réunions diverses, etc.)

2 / ORGANISER SEMAINE PRE-RENTREE ETUDIANTS DE LICENCE 1

Créer planning semaine avec intervenants et agent en charge de la réservation salles

Mettre à jour livret d’accueil - Créer les groupes pour les différentes activités

Afficher et diffuser les informations auprès des étudiants

Préparer réunion accueil avec les responsables pédagogiques (mise à jour du PPT).

Participation à la réunion rentrée

3 / GERER SCOLARITE PEDAGOGIQUE

Assurer inscriptions pédagogiques (IP)

Créer groupes dans APOGEE - Recenser étudiants AJAC

Saisir dettes et validations d’acquis - Editer attestations pour les étudiants - Mise à jour tableaux de suivi

Envoyer listes aux enseignants

4 / COORDONNER DEMANDES REGIME SPECIAL D’ETUDES (RSE) (120 dossiers) Répondre aux demandes du relais handicap

Assurer réception des dossiers, les vérifier et préparer prise de décision - Envoyer avis aux étudiants

Mettre à jour tableau suivi demandes de RSE - Ajouter dans tableau suivi aménagements octroyés par autres départements (relais handicap, artiste) et les saisir dans APOGEE

5 / INSCRIRE PEDAGOGIQUEMENT ETUDIANTS EN MOBILITE ENTRANTE

Recueillir formulaires pour réaliser les IP

Saisir les IP des étudiants en mobilité entrante - Inscrire étudiants sur listes de diffusion

6 / PREPARATION ET GESTION DES EXAMENS ET DES JURYS / ORGANISER EXAMENS WITH RESPONSABLE DE SCOLARITE

Diffuser plannings d’examens (affichage, envoi pour mise en ligne), diffuser horaires aux UFR partenaires - Editer listes émargement et PV, préparer enveloppes

Saisir notes, paramétrer module SNW et lancer calculs dans APOGEE - Réceptionner demandes adressées aux jurys (compensation, points de jury)

Vérifier PV et organiser jurys - Afficher notes et éditer attestations provisoires de diplômes - Classement, archivage (copies, PV) et destruction copies de plus d’un an

7 / GERER CANDIDATURES (eCandidat (30 campagnes par an), Etudes en France)

Assurer réception dossiers, les vérifier, préparer prise de décision et saisir avis pédagogique

Assurer convocations éventuelles aux tests de niveau en langue - Assurer suivi candidatures - Gérer demandes de recours

8 / ASSURER SOUTIEN LOGISTIQUE ET ADMINISTRATIF

Gérer tableau MCC spécifiques - Produire des statistiques

9 / SAISIR LES MAQUETTES DES FORMATIONS DANS APOGEE Saisir arborescences, MCC, maquettes relevé de notes, maquettes de PV, règles calcul notes et résultats en collaboration avec l’équipe

Vérifier et tester saisies. Saisie de données

Accueil du public Logiciels et application de gestion Appogée, eCandidat, Campus France-Etudes en France, Parcoursup

Outils bureautiques courants (Word, Excel, Messagerie, internet)

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