Assistant administratif des résidences autonomie du CCAS (H/F)

Assistant administratif des résidences autonomie du CCAS (H/F) Placé(e) sous l'autorité directe de la responsable des résidences autonomie, l'assistant(e) administratif(ve) contribue à la gestion administrative des résidences autonomie. Plus largement, l’assistant(e) administratif(ve) ressource prend en charge les missions administratives et financières liées à l'activité des établissements seniors.

Responsabilités

Les résidents:

Accueillir, informer, orienter, accompagner.

Assurer l'accueil physique et téléphonique.

Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent.

Informer sur le fonctionnement, les démarches, les procédures, les prestations et actions mises en œuvre par les établissements seniors.

Accompagner le bénéficiaire dans l'instruction de dossiers administratifs pour transmission aux organismes et en assurer le renouvellement (APL, APA, ASL).

Assurer les inscriptions et les visites des studios.

Gérer les inscriptions de repas et de pains chaque semaine, les inscriptions au service de restauration.

Participation aux animations (maintenir un dynamisme au sein de la résidence).

Informations et communication auprès des résidents et des familles.

La résidence:

Traiter et gérer la facturation chaque mois.

Établir et gérer les bons de commande.

Établir et assurer le suivi des commandes (plantes anniversaire, etc.).

Activité globale:

Participer à la vie du service.

Être en relation avec les partenaires du secteur (PAT, MAD, Tuteurs, Professionnels de santé, etc.).

Participer à l'organisation d'évènements particuliers (fête des voisins, fête de la musique, réveillon nouvel an).

Participer aux réunions de service.

Participer à la mise en place des projets.

Participer à la production et procéder à la mise à jour des outils de suivi de l'activité.

Rédiger des écrits administratifs (courriers, etc.).

Participer aux actions engagées par le CCAS en cas de déclenchement de l'alerte 3 du plan canicule et/ou plans d'urgence sanitaire.

S'adapter aux évolutions réglementaires du secteur et aux nouveaux outils numériques.

Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique.

Créer, classer et archiver les dossiers informatiques et administratifs.

Rédaction des actes administratifs en lien avec la directrice établissements seniors.

Participer à la rédaction des appels à projets et bilans.

Assurer la mise à jour des outils (répertoire professionnel, documents internes).

Participer à la rédaction des Bonnes Pratiques des services.

Travailler en collaboration avec le service des finances (loyers et cautions).

Profil souhaité Expérience préalable est appréciée mais débutant accepté.

Compétences

Classer des documents

Gestion administrative du courrier

Gérer les agendas et planifier des rendez‑vous

Mettre à jour un dossier, une base de données

Savoir‑être professionnels

Faire preuve de réactivité

Organiser son travail selon les priorités et les objectifs

Avoir l'esprit d'équipe

Informations complémentaires

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Administration publique générale

Type de contrat CDD – 12 mois

Temps de travail 35h/semaine, travail en journée.

Rémunération et avantages

Salaires indicatifs : Titres restaurant / Prime de panier

Complémentaire santé

Indemnité transports

Primes annuelles (CIA + Prime d’assiduité)

Déplacements Jamais

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