Directeur des affaires administratives et financières de l’Ecole Universitaire de premier cycle F/H

Mission du service / positionnement hiérarchique :

L’école Universitaire de Premier Cycle Paris-Saclay est une structure innovante : -

qui donne les clés à chaque étudiant·e du 1er cycle pour réussir ses études -

qui l’aide à s’épanouir dans la vie universitaire -

qui l’accompagne dans sa construction d’un projet professionnel et d'études motivant et l’ouvre au monde

Placé.e sous la responsabilité hiérarchique du directeur de l’école, en lien avec la direction générale des services de l’université, les missions de la directrice ou du directeur des affaires administratives et financières sont les suivantes :

Organisation des activités de son périmètre et management d’équipe

Définir les objectifs, mettre en place les ressources et les outils de gestion nécessaires.

Élaborer et améliorer continuellement les procédures dédiées à son périmètre.

Encadrer hiérarchiquement son équipe, organiser ses activités.

Animer fonctionnellement les équipes qu’il/qu'elle conseille.

Gestion opérationnelle financière

Élaborer, suivre et analyser les budgets annuels et pluriannuels.

Produire les reportings financiers mensuels à destination de la direction.

Garantir la fiabilité des comptes, de la clôture annuelle.

Créer, vérifier et suivre les bons de commande (BC) jusqu’à la livraison ou la réalisation.

Valider les demandes d’achat et contrôler leur conformité budgétaire.

Assurer la mise à jour du tableau de suivi des commandes et engagements.

Gestion administrative et juridique

Veiller au respect du cadre légal et réglementaire en vigueur.

Rédiger et mettre en application de procédures administratives communes avec d’autres entités (directions centrales, composantes, universités membres associés, etc.).

Organiser la tenue des instances de l’École universitaire de 1er cycle et gérer des dossiers stratégiques.

Gestion des ressources humaines

Garantir l’application du règlement intérieur et des différentes chartes RH.

Optimiser les outils de gestion RH.

Assurer les relations avec la Direction des Ressources Humaines.

Superviser l’administration du personnel de l’École universitaire de 1er cycle.

Suivi opérationnel de projets collaboratifs liés à la réussite étudiante

Veiller au bon déroulement du Diplôme Réagir, Rebondir, Réussir, sous l’angle logistique, administratif et financier, avec l’appui de la coordinatrice de la formation.

Contribuer aux projets de l’École en lien avec les lycées (intégration active, séminaires, etc.).

Informations complémentaires :

Poste ouvert aux fonctionnaires et/ou aux contractuels en CDD de 3 ans renouvelable.

Participation occasionnelle à des événements en dehors des horaires habituels, dans le cadre de la promotion des formations de 1ercycle.

Connaissance, savoir :

Connaissance et expérience dans le pilotage administratif, RH et financier d'une entité.

Qualités managériales

Capacités de communication

Connaissances des finances et du droit publics

Connaissance de l’organisation et du fonctionnement d’une université

La connaissance du fonctionnement du premier cycle & des dispositifs d’orientation et de recrutement en L1, notamment Parcoursup, serait un plus.

Savoir-faire :

Savoir manager une équipe

Savoir gérer le stress

Savoir convaincre un public

Savoir-être :

Grande polyvalence

Être leader

Aisance relationnelle

Avoir le sens de l'écoute

Discrétion

Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations...

Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.

Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.

Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique

Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.