Adjoint à la Responsable du Bureau du personnel médical du site de l'hôpital Lariboisière-F.Wid[...]

Adjoint à la Responsable du Bureau du personnel médical du site de l'hôpital Lariboisière-F.Widal F/H Description du poste Métier Ressources Humaines - Administration RH - chargé de/gestionnaire RH

Intitulé du poste Adjoint à la Responsable du Bureau du personnel médical du site de l'hôpital Lariboisière-F.Widal F/H

Type de contrat Titulaire ou CDD

Présentation du service Le groupe hospitalier universitaire AP-HP. Nord – Université Paris Cité a été constitué le 1er juillet 2019 par le regroupement des Hôpitaux Universitaires Paris Nord Val de Seine (ExHUPNVS), composé des hôpitaux Beaujon, Bichat – Claude-Bernard, Bretonneau, Louis-Mourier, des Hôpitaux Universitaires Saint-Louis – Lariboisière (HUSLL), composé des hôpitaux Saint-Louis, Lariboisière et Fernand Widal, et de l’Hôpital Universitaire Robert-Debré.

Ce nouvel ensemble regroupe les hôpitaux de l’Assistance-Publique Hôpitaux de Paris couvrant la zone Nord de Paris. Il constitue le plus grand ensemble hospitalier de l’AP-HP, avec en 2017, près de 3 900 lits, 336 000 séjours, 1 400 000 consultations, 14 000 professionnels paramédicaux, administratifs et techniques et 3 000 médecins séniors. Le budget de cet ensemble représente 1,7 milliard d’euros.

La Direction des Affaires Médicales (DAM) a pour mission de gérer l'ensemble du personnel médical du GHU. A ce titre, elle assure la gestion administrative des carrières, des effectifs, de la paie du personnel médical et le suivi du budget du personnel médical.

La Direction des Affaires Médicales se compose de 3 bureaux du personnel médical, dont un situé à l’hôpital Lariboisière-Fernand Widal. Ce bureau du personnel médical est composé de 10 gestionnaires, d’une adjointe des cadres, d’une responsable des affaires médicales partagée entre les sites de Robert Debré et Lariboisière.

Missions générales Participer avec l’ensemble de l’équipe aux activités du bureau du PM (paie, gestion administrative, temps médical, accueil internes), superviser la paie médicale et le contrôle de la paie, des plannings CHRONOS et seconder le responsable du bureau du PM dans les dossiers transversaux (certif; des comptes, révisions des effectifs hospitaliers et hospitalo-universitaires).

1 – Assurer la gestion de la carrière et de la paie du PM

Expertise dans la gestion administrative du PM

Encadrement de proximité des gestionnaires des affaires médicales

Reporting hebdo avec les gestionnaires des situations en cours

Prise en charge de dossiers spécifiques sous la supervision des responsables (Mutation, dispo, détach, délégation, avis probatoire)

Suivi du déroulement des carrières et établissement des montées d’échelon

Gestion du temps de travail médical (analyse des tableaux de service mensuels, gestion et validation du paiement des Comptes Epargne Temps médicaux, calcul et mise en paiement dans CHRONOS du Temps de Travail Additionnel)

2 – Assurer la supervision du bon déroulement de la paie et du contrôle de paie

Coordonner en lien avec le responsable des affaires médicales les priorités de gestion et le travail des gestionnaires

Validation des contrats, avenants

Contrôle de la saisie des variables de paie effectuée par les gestionnaires

Contrôle des EVP transférés de CHRONOS vers HRA

Vérification des décomptes de Temps de Travail Additionnel

Contrôle aléatoires de dossiers

Exécution des contrôles de paie automatisés

S’assurer de la traçabilité des contrôles dans le cadre de la certification des comptes

Traiter les indus de rém. et émettre les titres de recettes

S’assurer de la transmission des justificatifs de paie à la Direction Spécialisées des Finances

3 – Assurer l’élaboration et le suivi des conventions

Elaborer les conventions d’activité d’intérêt général, bénévolat

Supervision du suivi des conventions et de leur actualisation en lien avec la gestionnaire en charge du dossier des conventions

Fournir trimestriellement / semestriellement au service financier le décompte des montants à facturer / ou rembourser au titre des conventions

Suivi de la facturation

4 – Seconder le responsable du Bureau du PM avec participation à

Préparation des révisions annuelles des effectifs hospitaliers et hospitalo-universitaires

Préparation de la campagne annuelle de création des postes d’assistants spécialistes et d’assistants spécialistes partagés

Campagne annuelle d’agrément des services pour l’accueil des internes

Organisation de l’accueil semestriel des internes

Réaliser des extractions et répondre aux enquêtes diverses

Certification

5 – Missions spécifiques

Participation à l’actualisation des formulaires, outils de suivi du Bureau des affaires médicales

Suivi et facturation de l’intérim médical extérieure

Participer à la démarche de certification des comptes

Référent CHRONOS (form. équipes)

Profil recherché Grade : Adjoint des Cadres Hospitaliers

Formations et/ou qualifications

Formation dans le domaine des ressources humaines souhaitée

Connaissance aux règles statutaires et à la gestion du personnel médical

Connaissance de l'institution hospitalière

Connaissances particulières

Connaissance HR - Access® CHRONOS

Maîtrise des logiciels Word® et Excel®

Qualités rédactionnelles

Expérience professionnelle Expérience souhaitée de la gestion du personnel médical

Qualités professionnelles

Sens du service public et goût du travail en équipe

Discrétion, rigueur, dynamisme, qualités relationnelles

Qualités managériales

Sens de l'organisation et de l'initiative

Capacité d'adaptation

Capacité d'appréciation des situations

Horaires de travail du lundi au vendredi - avec Contraintes liées au calendrier de paie et calendrier CHRONOS, etc...

Les avantages de l'AP-HP AVANTAGES LIÉS AU STATUT ET A LA FONCTION

Supplément Familial de traitement pour les parents avec enfant(s) à charge

AVANTAGES SOCIAUX

Remboursement partiel des transports en commun 75% navigo ou forfait mobilité

Possibilité de parking

Possibilité de place en crèche

Accès au restaurant du personnel (tarif indexé à l'indice)

Prestations AGOSPAP (CE) : Accès à une offre de loisirs (spectacles, cinémas…) et de vacances à tarifs préférentiels pour les titulaires et CDD sur poste permanent

Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses…)

Schéma Horaire Temps de travail Administratif - Forfait

Vos avantages à l'AP-HP Localisation du poste France, Ile-de-France, Paris (75)

Ville Hôpital Lariboisière-Fernand Widal - Paris 10 (GHU Nord)

Service d'affectation Direction des Affaires Médicales

Entité de rattachement du publieur Situé à Paris (10è arrondissement), l'hôpital Lariboisière Fernand-Widal est un hôpital de proximité qui assure la prise en charge de pathologies neurologiques, cardiologiques, ostéoarticulaires ou encore de la sphère ORL. Il dispose d'une maternité de niveau 2A.

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