Assistant(e) de direction

Le Centre Hospitalier de Belle-Ile-en-Mer, établissement du Groupement Hospitalier Brocéliande Atlantique (dont l'établissement support est le CHBA à Vannes) recrute un(e) assistant(e) de direction (h/f) pour un poste à pouvoir dès le mois de mars dans le cadre d'un remplacement d'agent (CDD de 5 mois)

MISSIONS DU POSTE - Assister le directeur délégué de site dans le quotidien de la direction de site - Assurer le secrétariat de la direction de site et le suivi des dossiers - Des missions complémentaires pourront être proposées en fonction des évolutions de la direction de site

ACTIVITES - Accueil physique des RDV - Réception, traitement et orientation des appels téléphoniques - Traitement de la messagerie du secrétariat de direction - Prise des rendez-vous, tenue des agendas et des plannings d'activité, réservation des salles - Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage) - Préparation et organisation des déplacements du directeur - Préparation et suivi de dossiers du directeur, notamment préparation des instances - Prise de notes et rédaction de comptes-rendus - Aide à la préparation et à l'organisation de manifestations - Participation à l'élaboration de supports de communication - Gestion et suivi des plaintes/réclamations, suivi du calendrier et élaboration du rapport d'activité de la CDU - Coordination de la maison des usagers - Mises en place d'actions de promotion de la santé

HORAIRES - AMPLITUDE HORAIRE D'EXERCICE 8h30- 17h30 Amplitude horaire : 7h30

SPECIFICITES DU POSTE - CONDITIONS PARTICULIERES D'EXERCICE Lors de manifestations au sein de l'établissement et pour les instances : possibilités de modification de l'horaire de journée

COMPETENCES REQUISES

Savoir : - Accueil téléphonique : connaissances générales - Bureautique : connaissances opérationnelles - Classement et archivistique : connaissances générales - Communication / relations interpersonnelles : connaissances générales - Organisation et fonctionnement interne de l'établissement : connaissances opérationnelles - Secrétariat : connaissances opérationnelles

Savoir-faire : - Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics - Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire - Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites - Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel - Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures - Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence - S'exprimer en face -à- face auprès d'une ou plusieurs personnes - Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau - Utiliser les outils bureautique / Technologie d'Information et de Communication (TIC)

Savoir-être : - Organisée, méthodique et rigoureuse - Autonomie et rapidité - Discrétion - Qualités relationnelles développées - Disponibilité

Expérience souhaitée d'au moins 5 ans Les informations de profil figurent dans le descriptif du poste.