Assistant.e Administratif.ve Travaux Immobilier Résidentiel H/F

Assistant.e Travaux Immobilier Résidentiel H/F Nous vous proposons ce poste au sein d’un Groupe atypique et innovant, à l’écoute de ses collaborateurs et récemment certifié Great Place To Work. Pionnier et leader français du mode constructif Hors-Site, le Groupe GA Smart Building maitrise l’ensemble de la chaine de valeur de l’acte de construire : concepteur, industriel et constructeur, promoteur et gestionnaire, de solutions constructives innovantes et bas carbone. Nous nous appuyons sur notre spécificité d’industriel et préfabriquons dans nos 8 usines réparties sur l’ensemble du territoire français les différents composants destinés à la construction des projets immobiliers que nous concevons. Nous renforçons notre positionnement Hors-Site en adressant depuis plus d’un an une offre résidentielle inédite, grâce entre autres à notre lien très fort avec notre filiale Ossabois. L’objectif étant de proposer des programmes mixtes et multi-produits permettant le développement de logements collectifs neufs, en accession, en locatif, en résidentiel géré et d’intervenir sur des transformations de bureaux en logements, ainsi que la surélévation associée à la rénovation énergétique de l’existant.

Vous intégrez donc l’équipe Immobilier Résidentiel de GA, plus connue sous le nom de Rooj et comprenant une trentaine de collaborateurs. Vous serez intégré.e au sein du pôle Travaux et vous travaillerez sous la houlette du Directeur de la Construction et travaillerez en partenariat avec le Directeur de Production.

Basé.e à Paris, vous gérez l’administratif travaux, le suivi des appels d’offres d’entreprise jusqu’à l’établissement des marchés de travaux et vous assurez le suivi des correspondances en exécution et SAV.

Vos Missions Seront Les Suivantes

Préparation des AO :

Envoi des DCE complets aux entreprises proposées par les Responsables Travaux

Centraliser les offres et les synthétiser dans un tableau récapitulatif

Organiser les rendez-vous entre les entreprises qui ont répondu à l’appel d’offres et les responsables travaux et assurer le suivi pour réponse

En phase d’exécution

Centraliser les documents administratifs des entreprises (KBIS / URSSAF / impôts etc) et assurer le suivi et les relances si nécessaire

Solliciter les enquêtes financières sur demande travaux afin de de s’assurer de la solidité financière des entreprises retenues

Collecter ou rédiger le cas échéant les Compte rendus de chantier et assurer leur diffusion auprès des destinataires

Assurer le suivi des situations des entreprises, leur validation et leur règlement

Suivre les validations de devis TMA avec le responsable clientèle

Gèrer les courriers entrants/sortants : Courriers entrants : enregistrement, diffusion aux personnes concernées avant classement, Courriers entrants : à mettre en forme, assurer l’envoi et le classement

En phase Prélivraison/LIVRAISON, diffuser les listes de réserves entreprises

En phase SAV, diffuser les réclamations acquéreurs aux entreprises concernées (en liaison avec le Responsable Travaux)

Gestion Agenda

Gérer l’agenda du N+1 (rendez-vous, déplacements – train & hôtels)

Organiser des déjeuners sur demande

Organiser des réceptions chantiers si besoin

Participer à l’animation de l’équipe projet en interne et en externe

Coordonner en interne les visites techniques, communication ou DG

Qualifications et Attentes

Vous êtes diplômé.e d’une formation bac +2 et justifiez d’une première expérience de 3 ans sur un poste similaire.

Vous êtes reconnu.e pour votre organisation, votre aisance relationnelle afin d’interagir avec l’ensemble des interlocuteurs internes et externes, et vous êtes dôté.e de grandes capacités d’adaptation.

Vous aimez travailler en équipe et êtes fiable, organisé.e et rigoureux.euse.

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