[EAS] Gestionnaire de scolarité (H/F)

Offre n° 9714825 [EAS] Gestionnaire de scolarité (H/F) Responsabilités

Exécuter des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d'activité de la structure, recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de l'unité, informer et orienter les interlocuteurs internes et externes.

Accueil physique et téléphonique des étudiants de la licence d'Arts Plastiques ou des postulants (informations sur la scolarité).

Apogée : Inscriptions pédagogiques – planning, organisation, saisie et modifications diverses, paramétrage des enseignements, enregistrement, saisie et envoi des résultats, lancement des calculs et demande de diplômes.

Gestion des campagnes d’inscriptions sur Parcoursup et l’application E-candidat (environ 750 dossiers) et organisation des commissions pédagogiques.

Gestion des conventions de stage sur P-Stage.

Organisation des examens (calendrier, dates, convocation, demande de sujets, etc.).

Rédaction du guide à destination des étudiants inscrits à distance.

Assister l’Ingénieur d’études et le responsable de formation dans le suivi des missions (forum, classe virtuelle, envoi des informations, suivi des devoirs rendus, organisation d’un regroupement des étudiants sur Paris, etc.).

Classement et archivage de tous les documents.

Gestion financière

Gestion et suivi du budget et des dépenses de la licence des Arts Plastiques à distance sur l’application SIFAC et Excel.

Contact avec les entreprises pour le choix des produits et suivi des livraisons.

Suivi des dépenses de la masse salariale sur les comptes dédiés à la licence en collaboration avec l’enseignant responsable et le responsable administratif.

Suivi des paiements de frais pédagogiques via la plateforme de paiement (paybox).

Gestion des vacataires d’enseignement

Envoi, réception et vérification des dossiers administratifs des chargés d’enseignement, veillant scrupuleusement à la réglementation du recrutement.

Établissement des contrats et états des heures réalisées sur les applications OSE, signature et envoi aux services centraux pour paiement.

Mise à jour et maintenance du site internet de l’UFR

Récolte des informations administratives de l’ensemble de l’UFR auprès des collègues et des informations pédagogiques auprès des enseignants, validées par la responsable administrative.

Mises à jour du site Internet de l’UFR, proposition, conception et réalisation de nouvelles pages et fiches diplômes.

Qualifications

Formation : Bac +2 / Bac +3 en gestion administrative, administration publique, gestion des organisations ou équivalent; connaissance de l'environnement de l'enseignement supérieur appréciée.

Expérience souhaitée dans un service de scolarité universitaire, maîtrise des procédures liées aux inscriptions administratives et pédagogiques.

Compétences techniques : Bonne connaissance du fonctionnement d’une université UFR, composantes, jurys, ECTS, diplômes; maîtrise des outils bureautiques Word, Excel, Outlook, et mailing; connaissance des logiciels métiers (Apogée, OSE, etc.).

Compétences relationnelles : Sens du service public et qualité d'accueil des étudiants et enseignants; très motivé, dynamique et réactif; rigueur, organisation et gestion des priorités; capacité à travailler en équipe et à gérer les périodes de forte activité (inscriptions, examens).

Contrat

Type de contrat : CDD – 2 mois

Durée du travail : 35 h/semaine

Travail en journée

Salaire brut mensuel : 1891,0 € à 2149,0 €

Employeur L'École des Arts de la Sorbonne (EAS) – Unité de Formations et de Recherche des Arts Plastiques et Sciences de l'Art (UFR 04) de l'Université de Paris 1 Panthéon – Sorbonne – enseigne l'art à travers ses enjeux les plus contemporains, par la pratique, mais aussi l'analyse des œuvres et leur médiation.

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