PREF35 - Chef du pôle « Secrétariat particulier »

PREF35 - Chef du pôle «Secrétariat particulier» Description du poste Fonction publique d'État

Catégorie B (profession intermédiaire)

Nature de l'emploi Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels

Domaine et métier Direction et pilotage des politiques publiques - Assistante / Assistant de direction

Statut du poste Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels

Intitulé du poste PREF35 - Chef du pôle «Secrétariat particulier»

Fondements juridiques Le poste est ouvert aux contractuels sur le fondement 2° de l'article L.332-2 du code général de la fonction publique.

Personnes à contacter La cheffe de Cabinet: maud.allanic@ille-et-vilaine.gouv.fr

Le directeur de cabinet: gabriel.morin@ille-et-vilaine.gouv.fr

Vos activités principales

1 – En binôme avec une seconde assistante, assure le secrétariat du préfet :

Accueil physique et téléphonique, filtrage des communications,

Administration de la messagerie fonctionnelle du secrétariat du préfet,

Gestion de l’agenda du préfet: planification, organisation et suivi des réunions; organisation des déplacements, réservations train et hôtel avec AMEX via CHORUS DT, réponses aux invitations

Suivi du courrier réservé du préfet et diffusion d’orientations aux services attributaires,

Prise de note, rédaction de courriers administratifs et constitution des dossiers administratifs (synthèse de documents),

Suivi des parapheurs à la signature ou au visa du préfet,

Préparation des réponses à la correspondance personnelle du préfet: félicitations, remerciements, vœux….

Coordination, avec le personnel de résidence, de l’organisation des déjeuners et réceptions présidés par le préfet: élaboration et envoi d’invitations, recueil des réponses, élaboration de plans de table.

2 – organise et coordonne le fonctionnement et l’activité du pôle «Secrétariat particulier » :

Suivi de l’agenda du directeur de cabinet,

Préparation de dossiers, réunions ou événements ponctuels,

Organisation matérielle des audiences adressées au préfet, notamment dans le cadre de visites officielles,

Organisation d’audioconférences et de visioconférences,

Rédaction des déclarations d’absence du Préfet et des arrêtés de suppléance zonale, régionale et départementale,

Gestion des permanences et des congés des membres du corps préfectoral,

Suivi des notes hebdomadaires de permanence,

Gestion des stocks de fournitures et de cadeaux de représentation (y compris médailles de la préfecture),

Gravure des médailles (hors distinctions honorifiques).

3 – met en œuvre les moyens nécessaires pour garantir la fiabilité, la qualité et les délais de traitement des affaires relevant du pôle

4 – assure l’encadrement des agents du pôle et garantit le suivi administratif de leur carrière

Conditions particulières d'exercice Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Ce poste peut amener à travailler dans l'urgence et par anticipation.

Il suppose des amplitudes horaires coordonnées des trois assistantes pour assurer l’ouverture du secrétariat particulier en continu de 08h00 à 19h00.

Il nécessite disponibilité et discrétion.

Le poste n’est pas télétravaillable.

Descriptif du profil recherché Connaissances techniques

avoir des compétences en informatique/bureautique: niveau maîtrise – requis

connaître l’environnement professionnel: niveau maîtrise – requis

Savoir- faire

savoir travailler en équipe : niveau maîtrise– requis

avoir l'esprit de synthèse : niveau pratique - requis

savoir rédiger : niveau pratique - requis

savoir s’organiser: niveau maîtrise – requis

Savoir-être

avoir le sens des relations humaines: niveau maîtrise – requis

savoir s’adapter: niveau maîtrise – requis

savoir communiquer: niveau maîtrise - requis

s'avoir s'exprimer oralement : niveau maîtrise - requis

Compétences attendues

Liste des pièces requises pour déposer une candidature :

lien pour les candidats internes : https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

lien pour les candidats externes : https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2024-04/formulaire-de-mobilite-modifiable-avril-2024.pdf

Dernier Entretien professionnel

Dernier arrêté de changement d'échelon

Documents à transmettre L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

Informations complémentaires Votre environnement professionnel Le Cabinet est composé du service du cabinet et de la Direction des sécurités.

Le service du cabinet est chargé de l’ensemble des actions relevant de la représentation de l’État et de la communication.

Le pôle secrétariat particulier est le garant de la coordination des activités du Préfet et de la Directrice de cabinet, en tenant compte des différentes missions afférent à un préfet de département, de région et de Zone de défense.

Activités du service Le Cabinet est composé du service du cabinet et de la Direction des sécurités.

Le service du cabinet est chargé de l’ensemble des actions relevant de la représentation de l’État et de la communication.

Le pôle secrétariat particulier est le garant de la coordination des activités du Préfet et de la Directrice de cabinet, en tenant compte des différentes missions afférent à un préfet de département, de région et de Zone de défense.

Composition et effectifs du service

Pôle secrétariat particulier: 3 agents

Pôle conducteurs: 3 agents

Bureau de la communication interministérielle : 4 agents

Bureau de la représentation de l’État: 5 agents

Liaisons hiérarchiques

Préfet

Directeur de cabinet

Cheffe de cabinet

Durée sur le poste 3 ans minimum

Liaisons fonctionnelles Le corps préfectoral, les élus (les parlementaires, le Conseil Départemental, le Conseil Régional, les Maires), l’ensemble des services déconcentrés de l’État, à l’échelle du département et de la région, les services ministériels, les personnalités départementales et les partenaires extérieurs.

Fondements juridiques du recrutement Le poste est ouvert aux contractuels sur le fondement 2° de l'article L.332-2 du code général de la fonction publique.

Emploi type Assistante d'administration générale

Code fiche ADM005A : Affaires générales

Localisation du poste Europe, France, Bretagne, Ille et Vilaine (35)

Préfecture d'Ille-et-Vilaine - 3 rue Martenot 35000 Rennes

#J-18808-Ljbffr