Adjoint au chef de la section moyens et logistique au sein de la direction de l'immobilier SGAMI SE

Vos missions en quelques mots GROUPE RIFSEEP : 1

Vos Activités Principales Vos objectifs

Remplacer le chef de section en son absence,

Assurer la continuité de service,

Garantir un environnement de travail conforme aux obligations et besoins,

Améliorer le suivi des prestataires et l’exécution des marchés de nettoyage

Attributions de courrier Réceptionner, classer, enregistrer les courriers et courriels sur logiciel spécialisé MAARCH (une vingtaine de courriers/jour). Organiser, distribuer, transmettre le courrier interne à la direction de l’immobilier. Préparer le courrier au départ et l’expédition (enregistrement des parapheurs arrivée-départ).

Attributions d’accueil et sécurité Assurer l’accueil téléphonique et physique des intervenants extérieurs, des autorités, avec les autres agents de la section. Assurer la réservation des places de stationnement et des salles de réunion. Organisation matérielle et logistique des réunions en liaison avec les utilisateurs. Superviser l'intendance (sites DI) et l'entretien des locaux et bâtiments, suivi des prestations de nettoyage.

Attribution de secrétariat Assurer les réservations de train et hôtels, hors direction et faire la synthèse des remboursements des frais de déplacement et de missions. Réaliser mensuellement la transmission au service R H des demandes de remboursements de trajets domicile-travail. Suivre les stocks de fournitures de bureau, faire des inventaires mensuellement et semestriellement. Identifier ou anticiper les besoins du service. Affiner les achats en fonction des besoins. Fournir le matériel (petit matériel, fournitures de bureau) et gérer les stocks. Assurer la rédaction et la mise en forme de tous les courriers de la direction de l’immobilier.

Gestion du parc véhicules Consolider et analyser les consommations mensuelles relatives au parc de véhicules. Superviser la gestion administrative des documents liés aux véhicules (constats, assurances, fiche de réflexe en cas d’incident ou accident, etc.). S’assurer de l’exécution des opérations de maintenance et de réparation des véhicules et des vélos à assistance électrique. S’assurer de la présence du lot de bord adapté dans chaque véhicule (pharmacie, cartes carburant, télépéages, extincteurs , etc.). Faire appliquer les règles liées aux déplacements de véhicules et de personnes. Perception de véhicules neufs, et liaison avec Saint-Fons pour les opérations d’entretien.

Profil recherché Votre Environnement Professionnel Activités du service : La direction de l'immobilier du SGAMI Sud-Est intervient sur les sites occupés par les services de la police nationale, de la gendarmerie nationale, des préfectures, de la sécurité civile et des établissements publics du ministère de l'Intérieur, sur les 12 départements de la région et zone de défense Auvergne-Rhône-Alpes.

Elle assure la gestion du patrimoine immobilier et la conduite d'opérations de construction, d'aménagement, de gros entretien ou de réhabilitation dans le cadre des budgets d'investissement ou de fonctionnement.

A cet effet, elle utilise différents montages possibles dans la conduite des opérations comme la maîtrise d'ouvrage publique, la location avec option d'achat, la maîtrise d’œuvre privée ou interne, la location simple ou la délégation de la maîtrise d'ouvrage.

Elle assure une mission d'assistance technique aux services dans le domaine de l'exploitation et de la maintenance des immeubles.

Composition Et Effectifs Du Service La direction de l’immobilier compte 103 agents, elle est implantée à Lyon, à Cournon d’Auvergne et à Grenoble.

Liaisons Hiérarchiques Le (la) chef(fe) de section / L’adjoint au directeur de l'immobilier

Liaisons Fonctionnelles Les chefs de bureau de la direction, la section ouvrière de la DI ; les autres directions du SGAMI Sud-Est

Vos Compétences Principales Mises En Œuvre Connaissances techniques

avoir des compétences en informatique/bureautique : niveau maîtrise requis

connaître l'environnement professionnel : niveau maîtrise à acquérir

avoir des compétences budgétaires et comptables: niveau initié requis

Savoir-faire

savoir travailler en équipe : niveau maîtrise requis

avoir l'esprit de synthèse : niveau maîtrise requis

savoir analyser : niveau maîtrise à acquérir

Savoir être

avoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise requis

savoir s'exprimer oralement : niveau maîtrise requis

savoir accueillir : niveau maîtrise requis

Durée attendue sur le poste : 3 ans

Vos Perspectives Évolution vers un poste de chef de section catégorie B

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