COORDINADOR/A DE SERVICIOS OPERATIVOS Y BACK OFFICE

Grupo empresarial de servicios con sede central en la Comunidad de Madrid con presencia nacional y en mercados internacionales que presta soluciones profesionales a otras organizaciones desarrollando proyectos continuados con clientes que abarcan desde pymes hasta grandes corporaciones y sociedades cotizadas, manteniendo relaciones estables a largo plazo basadas en la calidad del servicio y la excelencia operativa.

La organización opera bajo estándares corporativos rigurosos de cumplimiento y confidencialidad, con estructuras internas ágiles y equipos multidisciplinares orientados a la mejora continua y la optimización de procesos. Incorporamos profesionales capaces de gestionar operaciones complejas y de representar a la organización ante clientes y proveedores de alto nivel.

La posición ofrece visibilidad interna y ante niveles directivos, aportando un soporte operativo y administrativo clave para garantizar la eficiencia en la coordinación de las tareas de back‑office, la gestión de gastos y desplazamientos, los recursos dedicados a las operaciones con clientes y los reportes periódicos. Ofrecemos estabilidad, desarrollo profesional y un entorno corporativo orientado al servicio y a la calidad.

Resumen del rol Reportando a los niveles directivos implicados en las operaciones, la persona seleccionada será responsable de prestar soporte operativo y de back office a las áreas de negocio y a la dirección general; coordinar los desplazamientos y estancias del personal asignado a proyectos en sedes de clientes; y gestionar el ciclo administrativo de liquidación de gastos. El puesto exige autonomía, discreción, organización y capacidad para representar a la organización ante interlocutores externos de alto nivel. Se trata de una posición con una elevada carga de multitarea, por lo que resulta esencial una adecuada gestión del tiempo.

Objetivos principales Proveer soporte operativo a las áreas de negocio facilitando la operatividad diaria (back‑office, reportes periódicos y coordinación de recursos), garantizando respuestas ágiles ante necesidades directivas y de cliente. Garantizar la coordinación eficiente de los desplazamientos y estancias asegurando que todos los viajes y alojamientos se planifiquen, reserven y supervisen correctamente, minimizando incidencias y optimizando costes y tiempos. Controlar, registrar y liquidar el ciclo de gastos del personal desplazado gestionando la recepción, verificación y conciliación mensual de notas de gastos, garantizando su correcta imputación contable, el cumplimiento normativo y de políticas internas.

Responsabilidades y tareas clave del puesto (el día adía) Planificación y asignación de recursos y días de trabajo

del personal desplazado en función de proyectos y presupuestos aprobados. Coordinación integral de desplazamientos y estancias

con agencias externas y proveedores; seguimiento y supervisión de reservas, cambios y resolución de incidencias durante los desplazamientos asegurando una experiencia fluida, rentable y eficiente para los empleados y ejecutivos de la organización. Así como, habilidad para negociar tarifas y condiciones con proveedores de servicios de viaje y alojamiento. Tareas de back‑office contable y administrativo:

Archivo, facturación básica, gestión y liquidación mensual de notas de gastos del personal desplazado y su conciliación con contabilidad, apoyo en cierres y elaboración de reportes Soporte directo a niveles directivos y de dirección general y presidencia

en coordinación de desplazamientos y gestión de su agenda como una función más dentro del rol. Contacto directo con clientes

para cierre de reuniones, confirmación logística y resolución de incidencias por email y teléfono. Mejora continua de procesos

relacionados con la coordinación de los recursos y control de gastos, proponiendo e implementando mejoras organizativas. También será responsable de mantener actualizada la base de datos de proveedores y contactos, además de evaluar de manera continua la calidad de los servicios recibidos.

Requisitos Formación: Ciclo Formativo de Grado Superior en Administración, Gestión Administrativa, o formación profesional equivalente en área administrativa o de atención al cliente. No es necesaria titulación universitaria. Experiencia mínima: Al menos 5 años en puestos de back-office con responsabilidad en coordinación de desplazamientos, gestión de gastos y soporte operativo en la asignación de recursos dentro de entornos de trabajo de alto rendimiento. Habilidades técnicas (hard skills): Excel nivel medio‑alto (tablas dinámicas, funciones, fórmulas y filtros); manejo de correo corporativo (Outlook/calendarios) y resto de Microsoft 365; conocimientos básicos de práctica contable. La experiencia con herramientas de gestión de gastos o ERPs será valorada. Habilidades personales (soft skills): Toma de decisiones operativas con autonomía; actitud proactiva; alta capacidad organizativa y de control; discreción; empatía y habilidad para expresarse con claridad, precisión y rigor tanto a nivel interno, como frente a terceros; capacidad demostrada para comprender y analizar información compleja; excelentes habilidades de comunicación escrita y oral; criterio y madurez profesional para tratar temas complejos con responsabilidad y capaz de contextualizar información; resiliente ante presión; enfoque práctico con orientación a los procesos y al detalle.

Cualificaciones deseadas Requisitos “nice to have”: Se valorará especialmente contar con experiencia previa en el sector turístico o en otros entornos orientados a la excelencia en la atención al cliente (como aerolíneas, hoteles, organización de eventos corporativos, etc.). Nivel de inglés intermedio o avanzado.

Rango salarial Negociable en función de experiencia y capacidades.

Beneficios y otros Jornada intensiva en periodo estival, flexibilidad y formación.