Assistant de Dirección (Aleman e Ingles)

Assistant de Dirección (Alemán e Inglés)

Sobre el rol

Como Asistencia de la Dirección, serás la persona de confianza, coordinación y soporte clave junto a la Dirección. Darás apoyo organizativo, operativo y administrativo, y participarás activamente en el desarrollo de la organización, las estructuras de RR. HH. y diversos proyectos.

Tus tareas

1. Asistencia a la Dirección Colaboración estrecha con la Dirección en el día a día y en proyectos. Gestión de agenda y calendario, planificación de viajes y liquidaciones. Preparación y seguimiento de reuniones, presentaciones y documentación para la toma de decisiones. Estructuración, priorización y seguimiento de tareas y acuerdos. Interlocución con directivos, empleados, clientes, autoridades y proveedores. Apoyo en comunicación interna y externa. Gestión de temas especiales y tareas estratégicas-operativas. Manejo confidencial de información sensible, temas de personal y decisiones directivas.

2. Office Management & Administración

Organización general de la oficina y soporte administrativo a los empleados. Gestión de proveedores externos (IT, energía, seguros, residuos, vehículos de alquiler), incluida la revisión de facturas. Organización de viajes para empleados. Planificación y organización de eventos internos y externos. Gestión de correo, paquetería y material.

3. RR. HH. & People

Primer punto de contacto para empleados en temas organizativos y de personal. Gestión de vacaciones, control horario e informes internos. Apoyo al recruiting y organización de on/offboardings. Preparación de temas de personal y documentación para la Dirección. Colaboración con RR. HH., payroll y consultores externos. Participación en la creación y evolución de estructuras y procesos de RR. HH.

4. Gestión de Proyectos & Desarrollo Organizativo

Planificación, coordinación y ejecución de proyectos internos. Traducción de decisiones directivas en medidas concretas. Coordinación de proyectos transversales. Creación de estructuras, cronogramas y responsabilidades de proyecto. Monitorización de progresos, riesgos y dependencias. Moderación de reuniones y workshops de proyecto.

Proyectos típicos:

Optimización organizativa y de procesos de RR. HH. Implementación de nuevas herramientas o estructuras. Proyectos de crecimiento y cambio. Iniciativas de cultura, comunicación y servicio.

5. Coordinación de interfaces

Coordinación entre Ventas, Producción, Logística, Customer Center y Tecnología. Apoyo en la transferencia de proyectos comerciales a producción y logística. Coordinación de conceptos de entrega y acuerdos de almacenaje. Apoyo en la gestión de reclamaciones y coordinación de medidas. Colaboración con Contabilidad, Control, RR. HH. y socios externos. Apoyo en revisión de deudas y medidas ante impagos.

6. Tareas relacionadas con Finanzas y Compliance

Interfaz con asesores fiscales y contabilidad. Gestión de seguros, vehículos de flota y temas administrativos financieros. Revisión de liquidaciones de gastos de viaje. Gestión de caja, documentos y archivos legales.

7. Compliance, Seguridad & Temas Especiales

Apoyo en los requisitos de seguridad laboral y salud. Gestión de portales de registro de clientes. Coordinación de temas especiales (residuos, requisitos de seguridad). Correspondencia y traducciones en alemán, inglés y español.

Rol de confianza & confidencialidad

Manejo de información altamente sensible (Dirección, RR. HH., Finanzas, clientes). Garantía de confidencialidad en comunicación y documentación. Función de filtro de información para la Dirección. Gestión responsable de datos personales y empresariales.

Beneficios

Salario: en función de la experiencia del perfil 40K - 60K B/A Flexibilidad horaria de entrada y salida Pertenencia a multinacional en crecimiento Contrato indefinido