Administrativo Técnico Real Estate (Facility / Dwelling / Obra)

En Vivia somos una plataforma de gestión integral de alquiler residencial en España. Gestionamos tanto viviendas de propietarios institucionales como de particulares, operando todo el ciclo de vida del alquiler: incorporación del activo, onboarding de inquilinos, atención y resolución de incidencias, mantenimiento y coordinación con proveedores, control económico y facturación, y seguimiento de SLAs. Nuestro foco es aportar trazabilidad y control al propietario, y un servicio consistente al inquilino, apoyándonos en procesos y tecnología para escalar la operación.

Buscamos reforzar el Área Técnica con un perfil de soporte que asegure rigor y control en el día a día.

Objetivo del puesto

Rol de back office administrativo-técnico siendo responsable del control y seguimiento de facturación de proveedores, la gestión económica asociada a incidencias técnicas y el contacto habitual con inquilinos, asegurando una correcta coordinación operativa y una trazabilidad completa de los trabajos realizados.

Este puesto NO es atención al cliente generalista, ni un administrativo “multiusos”. Es un rol con foco claro: facturación + incidencias técnicas + coordinación operativa.

Responsabilidades (lo que harás)

1) Facturación y control administrativo (función principal)

Recepción, revisión y control de facturas de proveedores de mantenimiento y servicios técnicos. Validación contra: parte de trabajo, incidencia registrada, presupuesto aprobado y evidencias (fotos, cierre, etc.). Gestión de discrepancias: importes, conceptos, duplicidades, trabajos no autorizados, etc. Seguimiento de facturas pendientes y documentación asociada (albaranes, partes, presupuestos). Imputación correcta de costes por activo / centro / incidencia. Soporte a reporting básico del área técnica (gasto, pendientes, incidencias económicas).

2) Gestión administrativa de incidencias técnicas

Registro y seguimiento de incidencias en la herramienta (ticketing / aplicativo). Coordinación con proveedores para ejecución, documentación y cierre administrativo. Verificación de que la incidencia queda resuelta y correctamente documentada.

3) Coordinación con inquilinos (para ejecutar trabajos)

Contacto por teléfono y email para coordinar accesos, horarios y disponibilidad. Seguimiento de incidencias abiertas hasta resolución (desde el plano administrativo). Comunicación de reprogramaciones, retrasos o confirmaciones.

Requisitos imprescindibles

Recién titulados/as (o en su primer/segundo año de experiencia) con formación técnica en edificación/obra Formación técnica: FP / Grado / Máster en Edificación, Obra Civil, Arquitectura Técnica (Aparejador), Arquitectura, Ingeniería de la Edificación o similar. Objetivo: poder entender partidas, trabajos, presupuestos y lenguaje de obra/mantenimiento para validar facturas con criterio. Capacidad para trabajar con volumen: muchas incidencias y muchas facturas en paralelo sin perder control. Conocimiento fluido de Excel

Se valorará positivamente

Experiencia en facility management, inmobiliario, servicios técnicos o mantenimiento. Base en gestión administrativa: facturas, control documental, seguimiento de estados, orden y trazabilidad. Conocimiento de CRM y ERP (Prinex, SAP y/o Salesforce) Experiencia gestionando incidencias (ticketing) y validación de presupuestos/partes.

Condiciones

Salario: 20.000 € brutos/año los primeros 6 meses. Revisión a 24.000 € brutos/año a partir del mes 7. Incorporación: Inmediata Departamento: Área Técnica Ubicación: Madrid o Barcelona (Teletrabajo 6 días al mes) Tipo de puesto: Jornada completa