Assistant / Assistante de direction (H/F)

Offre n° 197FRPT Assistant / Assistante de direction (H/F)

Site d'affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Saint-Denis Composante / Service : IUT de Saint-Denis / Direction Composition du service (effectifs) : 2 Fonction d'encadrement : non Rattachement hiérarchique : Directrice administrative de l'IUT SD Description du poste : missions et activités Gestion administrative : Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le fonctionnement de la composante Assurer l'accueil et l'orientation des interlocuteurs internes et externes Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier Assurer la gestion des messages téléphoniques et électroniques Saisir, alimenter et mettre à jour des bases de données, tableaux de bord, mailing listes de l'IUT dédiées à la gestion administrative Saisir et mettre en forme des documents divers, les reproduire et les diffuser Centraliser, classer, archiver et numériser les documents de l'IUT Secrétariat de direction : Assister la Directrice et la Directrice administrative Gérer les agendas de la Directrice et de la Directrice administrative (prise de rdv, organisation des réunions et déplacements, contrôle des échéances) Assurer l'interface entre les différents services et départements de la composante, la Directrice, la Directrice administrative et les services centraux de l'Université Organiser le circuit de traitement et de signature des parapheurs Elaborer et suivre le calendrier annuel de l'IUT Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés Recueillir, traiter, diffuser et faciliter la circulation des informations internes et externes Assister les personnels et les usagers et répondre aux demandes d'information Assurer le soutien logistique de l'activité de la Direction Gérer les commandes de la Direction (fournitures, plateaux repas, café) Contribuer à la gestion des cartes professionnelles et à leur programmation dans MATRIX Valider les demandes de réservation des salles communes de l'IUT sur Hyperplanning au fil de l'eau Suivi des conventions dans i-parapheur : Insérer les conventions sur l'application i-parapheur après vérification des dispositions obligatoires et de la mise en forme Suivre le circuit de signature en collaboration avec le cabinet de la Présidence Transmettre les conventions signées aux différents partenaires Diffuser les conventions aux services concernés de l'IUT Gestion des élections : Organiser administrativement et gérer la logistique de toutes les opérations électorales de la composante (Conseils centraux, Conseil d'Institut, conseils de département) Diffusion et affichage des informations électorales Tenue des bureaux de vote Organisation administrative et logistique des réunions institutionnelles : En lien avec la Directrice, la Directrice administrative et la secrétaire du Conseil d'Institut, et les présidents des commissions, préparer les réunions institutionnelles (CODIR, CI, réunions des commissions, jury) : envoi des convocations, diffusion de l'ordre du jour, élaboration et gestion des feuilles de présence, traitement des éventuelles procurations, reproduction et distribution des documents de travail, réservation de salle et logistique Assister aux différentes instances de la composante Rédiger les relevés de décisions du CODIR Assurer la diffusion des relevés de décisions, procès-verbaux et comptes-rendus Interface avec la section disciplinaire : Transmettre les demandes de saisine de la section disciplinaire Suivre les dossiers et diffuser les décisions Interface avec la CFVU : Répondre aux sollicitations de la CFVU Rédiger les arrêtés annuels de jurys de diplômes pour transmission à la CFVU et les diffuser Rédiger les extraits de procès-verbaux du Conseil d'Institut à transmettre à la CFVU Type de contrat : CDD - 12 mois Contrat travail : Durée du travail 36H15/semaine Travail en journée Salaire Salaire brut : Mensuel de 1953.0 Euros sur 12.0 mois Profil souhaité

Expérience : Débutant accepté Compétences

Assurer la gestion administrative et financière d'une activité Assurer un accueil téléphonique Gestion administrative du courrier Planification des tâches et gestion des priorités Savoir-être professionnels

Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie Faire preuve de rigueur et de précision Organiser son travail selon les priorités et les objectifs Informations complémentaires

Secteur d\'activité : Enseignement supérieur D'autres offres peuvent vous intéresser : #J-18808-Ljbffr