Assistant-e administrative de la DTIMP

Overview

CDD de 6 mois, Quotité de travail: 80%. Au sein de la Direction générale déléguée à la Recherche et à la Valorisation, la Direction transversale Ingénierie et Management de Projets est chargée de l'aide au montage de projets, de la négociation et de la rédaction des contrats avec des partenaires publics ou privés, ainsi que de la gestion administrative et financière des projets de recherche. Elle est composée de 32 agents au 1er septembre 2025. L’assistant-e administratif/ve est un maillon essentiel de la DTIMP, responsable du suivi du circuit de signature des documents (questions liées à des appels à projets ou des contrats de recherche) et du soutien aux ingénieurs développement des partenariats, aux juristes et aux gestionnaires contrats de recherche. Interaction permanente avec l’ensemble de la direction et les autres services de l’Université."

Activités Principales

Suivi du circuit de signature des contrats et subventions: mise en signature des documents/contrats, suivi et relance des interlocuteurs internes ou externes; transmission en interne une fois le circuit terminé.

Reporting annuel auprès du CA des documents signés.

Saisie et mise à jour des bases de données dédiées au suivi des contrats de recherche (OSCAR notamment).

Saisie et mise en forme de documents divers (courriers, rapports) et gestion des envois.

Gestion et distribution du courrier.

Suivi du budget de la Direction: ouverture des crédits, suivi des besoins en fournitures, saisie des bons de commande, des ordres de mission, réservation des billets de train et des hôtels.

Activités Secondaires

Organisation des réunions de la direction (réservation de salles, traiteurs éventuels, préparation des réunions, propositions d’activités).

Archivage des documents et gestion des archives de la direction en lien avec la direction adhoc.

Profil et Savoir-faire Connaissances et formation

Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat.

Notions de base de la comptabilité publique / de gestion financière.

Bonnes connaissances des outils informatiques.

Connaissances souhaitées du fonctionnement de l’Université.

Bonne expression écrite et orale.

Savoir-faire Opérationnels

Bonne capacité d’organisation

Rigueur et conscience professionnelle

Travail en autonomie

Respect des délais de traitement des dossiers, planification

Hiérarchisation des besoins

Réactivité et dynamisme

Gestion des aléas / imprévus

Capacité d’adaptation

Rédaction et mise en forme de documents

Sens du service public

Savoir-faire Comportementaux

Savoir travailler en équipe.

Savoir rendre compte.

Gérer la confidentialité des données.

Avoir le sens de l’organisation

Savoir prendre des initiatives

Bon relationnel

Dynamisme

Domaines de Formation et Expériences Souhaitables

Maîtrise d’Office

Maîtrise de SIFAC souhaitée

Anglais niveau A1 souhaité

Travail en bureau partagé

Référence de l'offre : g1shvv7qxa

Niveau hiérarchique

Premier emploi

Type d’emploi Secteurs

Services publics généraux et Services de ressources humaines

Référence: g1shvv7qxa

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