Agente ou agent de secrétariat

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SOMMAIRE DU POSTE

LIEU DE TRAVAIL

: Ville de Québec, travail en présentiel

HORAIRE DE TRAVAIL

: 35 heures/semaine de jour, u lundi au vendredi

SALAIRE

: Classe C dans une échelle de salaire se situant entre 25,27 $ et 34,25 $ l’heure

STATUT DE L’EMPLOI

: Poste syndiqué - régulier

SECTEUR DE TRAVAIL

Direction des ressources matérielles et des acquisitions (DRMA)

CONTEXTE

La Direction des ressources matérielles et des acquisitions (DRMA) est reconnue pour son efficience et sa capacité d’amélioration continue dans le déploiement de tous ses services en soutien à la mission de l’organisation. Ses principaux champs d’activités sont la sécurité des lieux et des personnes, l’entretien des terrains, des bâtiments et des équipements, ainsi que la gestion des espaces, la réservation et la préparation des locaux. Cette direction est aussi responsable des acquisitions de biens et services à l’ENAP.

SOMMAIRE DES RESPONSABILITÉS

La personne titulaire effectue diverses tâches de secrétariat relatives au suivi de processus administratifs de la DRMA. Elle sera également appelée à effectuer diverses tâches administratives pour la Direction des technologies de l’information.

De façon générale, la personne titulaire :

Prévoir les besoins des membres de l’équipe en lien avec nos activités, tels que le rappel des échéanciers et des procédures administratives;

Recueillir diverses informations et les présenter sous les formes appropriées, notamment par la rédaction de notes, de procédures et de lettres;

Assurer le suivi des dossiers liés à la gestion du personnel et à la comptabilité, notamment la préparation des demandes d’achat de matériel et de services ainsi que des demandes de paiement, le suivi des bons de livraison, la préparation et le traitement des factures, des états de compte et des frais de voyage, ainsi que la conciliation avec les finances;

Tenir à jour et alimenter des banques de données, incluant les fichiers de suivi administratifs et financiers, l’organigramme de l’équipe d’urgence ainsi que les registres d’inventaire du matériel utilisé par l’équipe d’urgence et des trousses de premiers soins;

Maintenir à jour le système de classement et appliquer la procédure d’archivage ;

Gérer l’agenda, filtrer les appels téléphoniques et assurer la gestion du courrier et du classement;

Convoquer et organiser des réunions, rédiger les procès-verbaux et la correspondance ;

Accueillir les visiteurs et les diriger vers les personnes concernées ;

Contribuer à la planification et à l’organisation matérielle d’activités ou d’événements, notamment la logistique liée aux locations de salles, la préparation des contrats et le soutien aux activités de l’équipe d’urgence.

EXIGENCES

Scolarité

Diplôme d’études secondaires (DES) ou diplôme d’études professionnelles (DEP) d’une durée de 900 heures dans une discipline pertinente.

Si vous avez obtenu votre diplôme à l’extérieur du Canada, vous devez joindre à votre candidature une copie de l’évaluation comparative d’études délivrée par le ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration.

Expérience

Minimum de 2 ans d’expérience pertinente.

Exigence spécifique

Maîtrise du français parlé et écrit, très bonnes habiletés rédactionnelles.

CONNAISSANCES ET COMPÉTENCES REQUISES

Rigueur et souci du détail

Sens du service à la clientèle

Flexibilité et adaptation

Collaboration et travailler d’équipe

Capacité d’analyse et de jugement

Méthodologie, planification et organisation du travail

Sens des priorités

AVANTAGES SOCIAUX

Jusqu’à 4 semaines de vacances dès la première année selon la date d’embauche

Congés maladie et congés personnels

Horaire d’été allégé

Assurances collectives

Régime de retraite à prestations déterminées