Adjointe administrative

Contexte du poste

Dans le cadre du développement de nos besoins en conformité, nous recherchons une nouvelle personne pour renforcer l’équipe. Vous rejoignez l’équipe Finance, aux côtés de Marie (technicienne conformité séniore), avec qui vous travaillerez au quotidien.

Le rôle implique des interactions fréquentes avec une variété d’interlocuteurs : VP, directeurs, chargés de projets, techniciens de projet, contrôleurs, département des payables et sous-traitants.

Responsabilités

La personne relèvera de notre technicienne en conformité séniore.

Vos responsabilités principales seront :

25 % :

Avis de paiement – Transmission des avis préparés.

25 % :

Préparation et envoi des tableaux de suivi (dénonciations, quittances des sous-traitants et quittances Magil Construction).

25 % :

Communications avec les sous-traitants et les chargés de projets pour le suivi des paiements.

25

% :

Conformité – Vérification des documents reçus des sous-traitants (quittances, assurances, CCQ, CNESST).

Ce qui distingue ce poste

Un poste clé et visible :

vous êtes en interaction constante avec toutes les strates de l’organisation, de la VP des opérations financières jusqu’aux techniciens de projets

Une fonction à impact immédiat :

votre travail assure la fluidité des paiements, la conformité légale et la protection de l’entreprise et de ses projets.

Une collègue humaine et accessible :

vous collaborez quotidiennement avec une collègue expérimentée, ouverte au partage de connaissances.

Défis à relever

Multiples priorités simultanées :

dans ce rôle, tout est souvent perçu comme urgent, il faut donc savoir hiérarchiser pour gérer le quotidien efficacement.

Gestion des relations d’affaires:

la construction est un monde qui bouge vite. Certains sous-traitants ont parfois besoin d’être rassuré ce qui nécessite diplomatie et communication claire.

Profil recherché

Formation & expérience

DEP en secrétariat (atout)

Expérience dans le domaine de la construction (atout)

Compétences techniques

Maîtrise d’Excel et de Word (entrer les données, rédaction, mise en page)

Excellente maîtrise du Français parlé et écrit

Savoir-être

Rigueur et minutie

Capacité à gérer la pression au quotidien

Capacité à communiquer de manière claire et efficace

Avoir le sens des priorités

Avantages sociaux

Salaire aligné avec le marché et basé sur l'expérience

Au moins 4 semaines de vacances par année dès l'embauche

Assurances collectives complètes actives dès le premier jour de travail

Accès au Programme d’Aide aux Employés (PAE)

Accès au Régime de retraite (REER/RPDB) avec participation de l'employeur

Stationnement fourni

La compagnie

Magil Construction, membre du Groupe Fayolle depuis 2009, est une entreprise de construction canadienne de premier plan fondée en 1948 par l’architecte Louis B. Magil. Forte d’une expertise incontestable et fidèle à la vision de son fondateur, « Bâtir sur l’excellence », l’entreprise s’est imposée comme un acteur de référence dans la réalisation de projets d’envergure.

Magil œuvre dans les secteurs institutionnel, industriel, commercial et résidentiel en s’appuyant sur une main-d’œuvre qualifiée, expérimentée et engagée. L’entreprise offre une gamme complète de services, incluant la préconstruction, la gestion de projet, la conception-construction et les services post-construction, privilégiant une approche collaborative et sur mesure pour répondre aux objectifs spécifiques de sa clientèle.

Son portefeuille comprend de nombreux projets emblématiques, allant de développements résidentiels et commerciaux à des établissements de santé, des installations industrielles et des infrastructures publiques. Animée par les valeurs d’entrepreneuriat et un esprit d’équipe, Magil Construction mise sur l’innovation, la qualité et la durabilité pour bâtir des relations solides, respectueuses et intègres afin de livrer des projets performants.

Les bureaux de la compagnie sont localisés à Montréal dans le secteur du Marché Central (1655 rue de Beauharnois Ouest, H4N 1J6).