Responsable support administratif et expérience visiteurs

Responsable support administratif et expérience visiteurs

La personne en poste sera responsable de planifier, coordonner et réaliser l’ensemble des événements de l’entreprise ainsi que toutes les activités liées à l’accueil des visiteurs : partenaires, clients, collaborateurs, groupes externes ou internes. Elle jouera un rôle clé dans la mise en valeur de l’organisation et dans l’expérience offerte lors des rencontres et visites.

Tâches :

Gestion des événements

Planifier, organiser et coordonner des événements de différentes envergures (réunions, conférences, visites, activités internes, événements spéciaux).

Élaborer les calendriers, itinéraires et documents logistiques pour chaque activité.

Gérer la logistique complète : salles, équipements, technologies, hébergement, déplacements, traiteur, matériel, signalisation.

Assurer une présence lors des événements pour en gérer le bon déroulement.

Accueil et coordination des visiteurs

Organiser et préparer les visites de groupes internes ou externes.

Accueillir les visiteurs et veiller à leur expérience globale : orientation, accompagnement, documentation, fluidité des activités.

Préparer les documents d’accueil, présentations et informations nécessaires.

Coordonner avec les équipes internes (sécurité, communications, opérations, RH) afin d’assurer une organisation impeccable.

Communication et représentation

Rédiger des communications liées aux événements : invitations, ordres du jour, programmes, itinéraires, notes d’accueil.

Participer à la création d’éléments visuels ou promotionnels reliés aux activités.

Contribuer au maintien de l’image professionnelle et cohérente de l’entreprise.

Gestion administrative et coordination logistique

Gérer les budgets liés aux événements et effectuer les suivis administratifs.

Coordonner et superviser les fournisseurs externes (traiteurs, services techniques, décor, transport, etc.).

S’assurer du respect des normes de santé, sécurité et protocole lors des visites.

Réaliser les bilans post‑événements et proposer des améliorations continues.

Exigences et profil recherché:

Compétences clés

Excellentes compétences organisationnelles et sens du détail.

Approche axée sur le service, l’accueil et l’expérience visiteur.

Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.

Autonomie, professionnalisme, jugement et proactivité.

Bonne capacité d’adaptation aux imprévus et aux demandes de dernière minute.

Présentation soignée et communication professionnelle.

Exigences

Diplôme pertinent (communication, administration, organisation d’événements ou équivalent).

3 à 5 ans d’expérience dans un rôle similaire (événements, relations employés, relations visiteurs).

Excellente maîtrise du français oral et écrit. L’anglais est un atout significatif.

Maîtrise de Microsoft 365 (Teams, PowerPoint, Outlook, Excel, Word).

Disponibilité occasionnelle en soirée ou fin de semaine lors d’événements.

Notre engagement : Vous offrir l’environnement de travail idéal !

Parce que chez nous, on favorise l’humain, l’ambiance et la qualité de vie quotidienne. Non seulement vous travaillerez dans un environnement de travail dynamique, stimulant, propre et sécuritaire, mais surtout entouré de personnes engagées, souriantes et stimulées par leur travail.

Rémunération et Avantages sociaux compétitifs : Tous nos employés bénéficient d’une rémunération globale compétitive comprenant :

un plan de retraite généreux un plan boni intéressant ( jusqu'à 10 % du salaire) un régime d’assurance complet (médicaments, soins oculaires et dentaires, etc.)

payé à 100%

par l’employeur un plan de vacances concurrentiel (3 semaines dès l’embauche) une horaire flexible et garanti d’un remboursement de frais d’activités physique 400 $ et bien plus encore !!