Secretária Executiva e Assistente de Alta Gestão

A Naipe Music busca uma Secretária Executiva com perfil estratégico, organizado e

confidencial, responsável por estruturar e proteger a agenda da CEO e da artista, além de atuar como hub organizacional entre as diretorias da empresa. Essa profissional será peça-chave para garantir fluidez operacional, organização institucional e eficiência na rotina executiva. Reporta-se a: CEO e Atuação direta com: CEO e Artista.

Principais Responsabilidades: 1. Gestão de Agenda Executiva Organização e priorização da agenda da CEO; Organização da agenda da artista integrada a shows e compromissos; Triagem e filtro de reuniões estratégicas; Confirmação prévia de compromissos; Preparação de pautas e alinhamentos; 2. Organização Pessoal e Saúde Agendamento de consultas e exames médicos Controle de periodicidade de exames Interação com plano de saúde (rede, coberturas, reembolsos) Organização confidencial de documentos médicos Controle de retornos e acompanhamentos 3. Suporte Executivo e Administrativo Organização de reuniões de diretoria Elaboração de atas e acompanhamento de pendências Consolidação de informações para relatórios executivos Organização documental (contratos, procurações, documentos societários) Interface com jurídico e financeiro 4. Centralização de Demandas Internas Recebimento e direcionamento de demandas entre áreas Acompanhamento de prazos Report semanal à CEO com status de demandas Organização do calendário anual estratégico 5. Organização de Viagens Cotação e emissão de passagens e hospedagens Organização de logística de deslocamento Checklists pré e pós viagem

Requisitos Experiência prévia como Secretária Executiva ou Assistente Executiva Excelente organização e gestão de tempo Discrição e confidencialidade Capacidade de priorização Boa comunicação verbal e escrita Domínio de Google Workspace Experiência com rotinas administrativas

Diferenciais Experiência no mercado corporativo ou eventos ou artístico Conhecimento básico em organização societária Experiência com planos de saúde corporativos Perfil analítico e estruturado

Indicadores de Performance (KPIs) 0 conflitos de agenda 100% compromissos confirmados com antecedência 100% exames organizados dentro do prazo Relatórios e pautas enviados antes das reuniões Demandas internas acompanhadas sem retrabalho

Perfil Comportamental Esperado Postura executiva Proatividade Capacidade de antecipação Firmeza para filtrar demandas Inteligência emocional Organização extrema

Não é responsabilidade da função Atuar como comercial Executar tarefas técnicas de marketing ou produção Resolver demandas operacionais de outros setores

Modelo de Contratação: PJ Salário: a combinar