Assistente Administrativo

Executa tarefas de apoio administrativo das Unidades Operacionais (UO) de combate ao derramamento de óleos e seus derivados; Presta suporte direto aos seus superiores nas emergências, através das ligações telefônicas e envio de fax e/ou emails; Abre pasta de arquivo para cada emergência, arquivando os documentos correspondentes, providenciando cópias das notas fiscais e relação de saída dos equipamentos destinados ao atendimento, incluindo lista de pessoal designado para atender a operação; Solicita ao setor Logística passagens e/ou hospedagens, emitindo formulário de controle dos funcionários enviados ao atendimento da emergência, bem como o controle dos equipamentos enviados; Aciona os operadores não convocados e providencia lanches para a Unidade Operacional (UO), se necessário; Presta suporte logístico ao Líder de Manutenção no envio de novos materiais ao local da ocorrência, bem como controla a entrada e saída de veículos da frota e das transportadoras prestadoras de serviços; Auxilia no preenchimento dos relatórios de atendimento de emergências (RAE/ RA), através dos apontamentos de horários da equipe escalada e despesas com notas fiscais; Prepara e controla a entrada e saída do malote e distribuição interna de correspondências e e-mail; Assiste o superior imediato e demais empregados na emissão de correspondências, relatórios e documentos diversos, bem como efetua ligações telefônica; Envia mensalmente ao departamento de Recursos Humanos pasta com a documentação do pessoal, como: cartões de ponto de todos os empregados lotados na unidade de trabalho, devidamente preenchidos e assinados, recibos de férias assinados, recibos de vale transporte assinados, escala de horários, listas de treinamentos realizados, entre outros; Atende os funcionários em assuntos referentes ao apontamento de horas trabalhadas, agendamento de férias, holerites, solicitação de vales-transporte e demais benefícios, encaminhando imediatamente ao departamento de Recursos Humanos na matriz; Controla a realização de exames médicos periódicos obrigatórios dos funcionários; Organiza administrativamente reuniões e programas internos de treinamento; Atende prontamente o telefone de “EMERGÊNCIA”, registrando os dados da ocorrência e notificando o responsável imediato; Assegura o sigilo de todas as informações referentes à empresa e o Cliente; Utiliza corretamente os EPI’s e assegura que suas atividades atendam as normas e procedimentos de segurança do trabalho, saúde e meio ambiente (SMS); Cumpre e assegura o cumprimento das normas e regulamentos da empresa e do Cliente; Estimula um ambiente de cooperação, integração e respeito entre as equipes de trabalho, demais departamentos da empresa e Cliente; Responde pela organização e execução do arquivo local e controle de uso e reposição do material de escritório.

- Local de trabalho: Niterói, RJ - Regime de contratação de tipo: Efetivo – CLT - Jornada: Período Integral - Área e especialização profissional: Administração - Administração Geral - Nível hierárquico: Assistente

HABILIDADES

- Microsoft Excel - Microsoft Word - Microsoft Access